1. Правила побудови ділової бесіди

Ділові бесіди (ділові зустрічі наради, бесіди це одна з найважливіших форм управлінської діяльності).

Ділові бесіди - це форма міжособового спілкування обмін поглядами, точками зору, інформацією, думками, направленими на рішення проблеми.

Структура бесіди:

Початок бесіди;

Створення сприятливого клімату (вітання, уявлення);

Виклад своїй позиції її обґрунтування;

Зясування позицій співбесідника;

Сумісний аналіз проблеми;

Ухвалення рішення, зясування позицій співбесідника.

Типові помилки, що здійснюються керівником при проведенні бесід:

Керівник проявляє авторитет і не вважається з думкою інших;

Керівник ігнорує стан співробітників;

Не враховує мотиви поведінки співробітників;

Керівник не виявляє цікавість до співбесідника (ігнорування);

Керівник не слухає співбесідника і постійно перебиває.

Функції бесід:

Взаємне спілкування працівників з однієї сфери;

Сумісний пошук, висунення, оперативна розробка робочих ідей і задумів;

Підтримка ділових контактів;

Стимулювання ділової активності;

Контроль і координація вже початих операцій.

Ділові індивідуальні бесіди діляться на дві групи:

Бесіди вільні і цілеспрямовані з двостороннім обміном інформацією, такі, що проходять без спеціальної підготовки (з обліком або без урахування часу).

Бесіди, спеціально підготовлені і строго регламентовані.

Будь-яка ділова індивідуальна бесіда складається з трьох етапів:

Етап перший - підготовчий. У нього входить визначення завдань бесіди і складання її плану; встановлення часу і вибір місця, де проходитиме бесіда. Складання плану бесіди, виходячи з її завдань - головний розділ цього етапу. Тут необхідно проаналізувати свою зайнятість, визначити час бесіди і її тривалість, а також продумати, чи зручно вибраний час для співбесідника.

На цьому підготовчому етапі слід перевірити себе по наступній пунктам:

1. Ретельна продуманість ходу бесіди;

2. Свобода від стереотипів, готовність сприймати людей такими, які вони є, гнучко реагувати на зміни, що відбуваються в них;

3. Повна готовність вислухати співбесідника і правильно відповісти на можливі питання;

4. Наявність точного, ясного і коректного плану бесіди;

5. Здатність складеного плану бесіди викликати питання, що відводять обговорення убік;

6. Наявність природних і переконливих формулювань;

7. Вираз всіх думок точний і ясно;

8. Правильний вибір тону проведення бесіди;

9. Спроба представити себе на місці співбесідника і зрозуміти його;

10. Представте, якби подібна бесіда була проведена з вами, залишилися б ви, задоволені нею.

Етап другої - ознайомлювальний. Протягом цього етапу долається психологічний барєр і встановлюється атмосфера довіри.

Етап третій - основний. Він складається з трьох частин: Ввідна частина бесіди (заперечення); основна частина бесіди (докази); завершальна частина бесіди (виводи).