РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ЕТИКЕТУ. ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ

Сформовані норми моральності є результатом тривалого за часом процессу становлення взаємин між людьми. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні відносини, тому що не можна існувати, не поважаючи один одного, не накладаючи на себе певних обмежень.

Етикет - слово французького походження, що означає манеру поводження. До нього відносяться правила чемності і ввічливості, прийняті в суспільстві.

Сучасний етикет успадковує звичаї практично всіх народів від сивої давнини до наших днів. В основі своєї ці правила поведінки є загальними, оскільки вони дотримуються представниками не тільки якогось даного суспільства, але і представниками всіляких соціально-політичних систем, що існують у сучасному світі. Народи кожної країни вносять в етикет свої виправлення і доповнення, обумовлені суспільним ладом країни, специфікою її історичної будови, національними традиціями і звичаями.

Усне ділове спілкування передбачає різні способи взаємодії з людьми. У будь-якому разі, щоб досягти мети спілкування, ділова людина повинна мати не тільки певний фізичний та інтелектуальний потенціал, навички комунікації, а й знати правила ділового спілкування, або, інакше, - правила ділового етикету.

Вітання. За сучасним діловим етикетом першим вітається молодший із старшим, підлеглий із керівником, студент із викладачем. Чоловік завжди має вітатися з жінкою першим. Жінка вітається першою зі старшою за себе жінкою. За традицією першим вітає начальника підлеглий, а руку для потиску першим подає керівник. Але є виняток: жінку зобовязаний вітати першим саме керівник, навіть якщо вона - його секретар. Незалежно від статі, віку й посади першим вітається той, хто обганяє знайомого чи проходить повз нього. Перш ніж звернутися із запитанням до незнайомого, слід з ним привітатися. Вітаючись чи знайомлячись, старший першим подає молодшому, жінка - чоловікові, начальник - підлеглому, викладач - студентові. Не потиснути руку у відповідь вважається образливим. Не подають руку для потиску через стіл. Якщо підлеглий зайшов до кабінету керівника, то керівник має вийти з-за столу і привітатися рукостисканням, або ж обмежитися кивком голови. Якщо ваш діловий партнер - жінка, то вітаючись, вона може не знімати рукавичок. У свою чергу чоловік, вітаючись із жінкою в рукавичках, подає руку без рукавички.

Знайомство і представлення. Залежно від рівня офіційності, процедура знайомства набирає дедалі більше формальної вагомості. Для встановлення ділових контактів, вдаються до послуг третьої особи - до посередника, який представить вас діловому партнеру. Коли посередника немає, а вам терміново потрібно вирішити якесь питання, слід представитися самому. Першим відрекомендовується той, хто став ініціатором зустрічі, молодший - старшому, підлеглий - керівникові, а ось жінці, незалежно від віку, не належить першою відрекомендовуватися чоловікові, хіба що вона студентка й хоче щось зясувати у викладача.

Зрозуміло, жінці краще скористатися допомогою третьої особи. Якщо хочете справити добре враження на ділового партнера чи нового знайомого - дивіться (не пильно) йому у вічі, а для посилення можете ще й посміхнутися. Чоловіки, знайомлячись, мають підвестися, бо вклонятися сидячи незручно. Жінка не встає з місця, за винятком тих випадків, коли її знайомлять зі старшою за віком жінкою чи вона сама хоче виявити особливу повагу до людини, з якою її знайомлять. Знайомлячись із чоловіком, перша для потиску подає руку жінка, якщо вважає за потрібне, а коли ні - обмежується кивком голови. В усіх інших випадках, перший подає руку для потиску старший за віком (у товаристві) чи за службовим становищем (в установі, на виробництві, у навчальному закладі). Незалежно від службового становища чоловік, коли жінка заходить до його кабінету, має підвестися і, вийшовши з-за столу, чекати, поки вона не представиться й не подасть йому руку. Себе він може не називати, бо відвідувачка, певне, знає, до кого зявилася на прийом.

Після процедури знайомства викладається суть справи. На зустрічі, що має суто діловий чи комерційний характер, жінка може підійти до чоловіка, подати руку для потиску і назвати себе. Коли ви приходите на нове місце роботи, то маєте представитися самі співробітникам або вас має представити їм керівник. Якщо ділове знайомство відбулося, і ви хочете, щоб воно стало тривалим і приємним, тоді вам слід дотримуватися ще й таких правил:

1) коли ви не можете згадати, як звуть вашого ділового партнера, перепитайте ще раз: це краще, ніж ламати голову над якимось особливим звертанням;

2) у товаристві не слід перешіптуватися потай від інших, плескати долонею по столу і надто енергійно виражати свої емоції, довго говорити про власне самопочуття;

3) розповідаючи про відсутнього, не можна казати він чи вона - треба називати людину на імя;

4) в установі обовязково слід дочекатися запрошення господаря сісти. Дедалі ширше для представлення застосовують візитні картки. Доцільність використання візитних карток зумовлюється двома обставинами: по-перше, вони стисло й чітко представляють власника; по-друге, є підтвердженням його наміру в майбутньому підтримувати ділові контакти.

Усім без винятку підприємцям приходиться вступати у діалог з партнерами по бізнесу, а також зі споживачами. Від того, наскільки добре вміє підприємець організувати і вести переговори, залежить успіх його справи, його репутація. Мистецтву ведення переговорів спеціально навчаються в усьому світі.

Правильно підготовлена до переговорів людина зможе домогтися своєї мети, не скривдивши при цьому партнера і залишивши про себе сприятливі враження. Підготовка до переговорів включає два основних напрямки роботи: рішення організаційних питань і пророблення основного процессу переговорів.

Важливим елементом підготовки до основного процесу переговорів є організація ділового прийому. Діловий прийом проводиться на ранній стадії партнерства з іншою фірмою, після встановлення з нею контактів, що виявляють взаємну зацікавленість.

Готуючись до зустрічі з партнером необхідно намітити свою тактичну лінію.

Усі ділові люди повинні опанувати технікою живого контакту. Ваша мова повинна бути красивою та правильною, намагайтеся якнайменше використовувати слова “паразити” - це розсіює увагу і відволікає від теми розмови. Щоб ваша мова була красивою, використовуйте наступні рекомендації:

- акцентуйте важливі слова і підкоряйте їм менш важливі;

- змінюйте тон голосу - він повинен то підвищуватися, то знижуватися, як поверхня моря. Раптове підвищення чи зниження тону голосу виділяє слово чи фразу на загальному тлі;

- змінюйте темп мови - це додає їй виразність;

- робіть паузу до і після важливих думок.

До цього варто додати і важливість використання особливих інструментів - комунікаційних ефектів:

- ефект візуального іміджу - як правило, спочатку люди сприймають його по зовнішньому вигляду, і це первісне враження накладає відбиток на подальші взаємини. Тому підприємець повинен узяти на озброєння естетику одягу, поставлену міміку, загострене почуття такту, щоб випромінювати чарівність, елегантну манеру спілкування, впевнений і доброзичливий погляд і т.п.;

- ефект перших фраз - закріплює чи коректує первісне враження у людей. У перших фразах повинна бути зосереджена цікава інформація, з елементами оригінальності, що відразу залучає до себе увагу;

- ефект аргументації - мова повинна бути обґрунтованою, переконливою, логічною.

- ефект інтонацій і пауз - інтонації і паузи сприяють 10-15 % збільшенню інформації, викликаючи у співрозмовників асоціації і пропозиції;

- ефект художньої виразності - це грамотна побудова пропозицій, правильні словоударения, використання риторичних прийомів - метафор, гіпербол і т.п. Як затверджував Вольтер, прекрасна думка втрачає свою ціну, якщо вона дурно виражена;

- ефект релаксації (розслаблення) - тому, хто вміє вчасно пожартувати пощастить у переговорах більше, ніж тому, хто не вміє це робити. Гумор створює природну паузу для відпочинку людей, зближає і набудовує на доброзичливий лад.

Варто враховувати також, що є ряд факторів які негативно впливають на ведення справ:

- дискомфорт фізичного середовища: непривабливість приміщення, незручність сидінь, несвіже повітря і т.п.;

- заклопотаність співрозмовників якимись службовими чи особистими справами, розладнаність морально психологічного стану;

- амбіції, заздрість, недоброзичливість;

- неграмотність мови виступаючого, невиразність фраз і т.д.;

- некомпетентність співрозмовника;

- неприйняття іміджу співрозмовника.

Діловий стиль спілкування орієнтований на позитивний (конструктивний) результат. Діловий стиль виключає придушення чужої позиції. Основне питання ділового стилю спілкування можна сформулювати так: позиції сторін визначаються відношенням до обговорюваної проблеми (спірному положенню) чи відношенням до опонента.

Хочете перемагати в суперечці - вмійте аргументувати.

«Читайте» свого співрозмовника по міміці і жестам.

Психотерапія в спілкуванні: не перемогти суперника, а домогтися його розташування.

Намагайтеся не висувати необґрунтованих пропозицій і аргументувати свої дії. Аргументацією називають дійсність, що звязана з доказом, обґрунтуванням, твердженням, чи спростуванням критикою.

У повсякденному житті кожна людина в процесі спілкування затверджує власне «я», свою оцінку тих чи інших явищ, своє відношення до них. Завдяки досвіду, знанням, здібностям у людей складаються різні по глибині і ступеню розробленості особисті принципи і правила, що дозволяють вважати щось доведеним, а щось сумнівним. Але це буває доти, поки в суперечці не зустрінеться опонент, що володіє теорією і практикою аргументації, усім її арсеналом, або коли власна аргументація не стане обєктом критики, чи спростування просто серйозного розгляду.

Потрібно відзначити, що практика аргументації, звичайно, багатша і різноманітніша будь-якої теорії, однак теорія повинна провести елемент систематичності і прогностичності результатів.

Зміст спілкування будь-якої людини полягає в тій реакції, що він викликає. А для того щоб одержати потрібну реакцію необхідно підготуватися до спілкування з партнером.