4. Види документів

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.

- походженням – службові (офіційні) й особисті

- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні

- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

- напрямком – вхідні й вихідні

- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

- ступенем гласності – секретні й несекретні

- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат

- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом

- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.

Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.