Етикет міжнародних переговорів

Із чого починається будь-яка ділова зустріч? Зазвичай їй передує кропітка підготовка незалежно від того, де відбувається зустріч, в Україні чи за її межами.

Насамперед слід визначити мету зустрічі, враховуючи що будь- які переговори - це спільний процес, в якому кожна зі сторін має свою мету. Якщо ділові відносини налагоджуються із незнайомою фірмою, то починати підготовку до зустрічі слід із перевірки її благонадійності. І в цьому немає нічого поганого. Оскільки за зовнішньою респектабельністю може ховатися відвертий авантюризм.

Крім того, на Заході узвичаєно запрошувати на різні семінари, конференції банкірів, підприємців, управлінців, державних діячів

.Подібні заходи, дуже часто виявляються засобом для викачування грошей, тому перевірка партнера і серйозності його намірів цілком виправдана, тим більше, що і партнер робить те ж саме. Взаємна переконаність у благонадійності, взаємна довіра - це перший крок до встановлення партнерських стосунків.

Перевірка здійснюється різноманітними шляхами: через тих, хто працював із цією фірмою, через компанії, що спеціалізуються на такій перевірці.

Після цього, прогнозуючи можливий хід зустрічі, слід визначити аргументацію і пропозиції. Залежно від мети переговорів визнача­ється склад делегації, яка буде їх вести та її голова. Вирішальним чинником при цьому є не лише посада, але компетентність і досвід ведення переговорів з іноземцями.

Зустрічі передує ділове листування, телефонні розмови, під час яких визначають і уточнюють мету, місце зустрічі, порядок її проведення, тривалість тощо. Оперативне ділове листування ведуть по факсу, телексу, електронною поштою. Обмін думками сприяє розробленню програми зустрічі, яка включає:

• порядок зустрічі і проводів делегації;

• ділову частину (переговори, зустрічі тощо);

• ділові прийоми;

• побутові проблеми (розміщення, харчування, транспорт);

• можливі контакти із засобами масової інформації;

• технічне обслуговування (телефон, факс, комп'ютер, ксерокс тощо);

• відпочинок і розваги.

Усі необхідні відомості завчасно повідомляються діловим партнерам. При підготовці зустрічі мають враховуватися узвичаєні правила. Наприклад:

• розміщати двох людей в одному номері, за винятком подружніх пар, не дозволяється;

• ні у списку учасників, ні на картках абсолютно не припустимі неточності, у тому числі орфографічні помилки;

• відповідно до протоколу, посада особи, яка зустрічає, повинна відповідати посаді голови запрошеної делегації;

• першим при зустрічі відрекомендовується голова сторони, що приймає. Після цього він представляє співробітників, що приїхали зустрічати гостей. Таким же чином голова іноземної делегації відрекомендовує прибулих. Якщо у складі делегації, що прибула, є жінка, то серед зустрічаючих теж повинна бути жінка, яку представляють першою;

• жінці у складі іноземної делегації прийнято вручати квіти;

242

• відповідно до протоколу, перед початком ділової частини голова іноземної делегації наносить візит ввічливості голові сторони, що приймає. Під час цієї зустрічі (15-20 хв.) уточнюється програма перебування;

• ознакою гарного тону є вручення членам делегації відразу після прибуття папок із набором документів зустрічі;

• зустрічати гостей повинен не член делегації сторони, що приймає, а співробітник протокольної служби або відповідальний співробітник фірми. Він супроводжує делегацію до місця переговорів;

• слід старанно підготувати приміщення для переговорів: передбачити форму столу, зручні місця для відпочинку, паління тощо.

Розташування за столом переговорів здійснюється відповідно до узвичаєних правил міжнародного етикету і з урахуванням службового становища кожного з учасників зустрічі. Існує декілька варіантів:

Варіант 1.

ГД інші члени делегації (за рангом)

_п

П

ГД інші члени делегації (за рангом)

Варіант 2.

Ч Ч ГД п

Ч Ч ГД п

Варіант 3.

ГД

Умовні позначки: ГД - голова делегації; П - перекладач; Ч - член делегації.

Якщо в переговорах беруть участь три і більше сторін, то члени делегацій розташовуються за алфавітом за годинниковою стрілкою навколо круглого або прямокутного столу.

Форма столу, як відомо, відіграє важливе психологічне значення. Круглий стіл, за твердженням фахівців, знімає статусні відмінності. Квадратний - створює атмосферу змагальності і може викликати оборонну реакцію, що ускладнює хід переговорів.

Найчастіше на переговорах використовується прямокутний стіл. Проте розміри столу теж мають певне значення. Чим більше стіл, тим більш помітна не тільки фізична, але і психологічна дистанція, складніше домогтися згоди.

Переговори починаються із особистого представлення учасників. Називають ім'я, прізвище, посаду, учене звання, відзначають професійні якості сучасника і роль у складі делегації. Такий початок допомагає взаємовизначитися. Цьому ж сприяє і обмін візитками.

На міжнародних переговорах головують поперемінно керівники делегацій за взаємно погодженим графіком.

Під час головування слід подбати про створення і підтримання сприятливої атмосфери для ведення переговорів, для чого:

• висловіть упевненість у плідності переговорів;

• оголосіть регламент, порядок ведення переговорів;

• передбачте час для запитань і пропозицій;

• обговоріть питання, які не викликають сумнівів,

• потім переходьте до головних пунктів порядку денного.

Такий метод проведення переговорів виправдує себе, не

викликає заперечення учасників.

Як голова не давайте занадто розпалюватися пристрастям. У той же час не слід занадто сильно тиснути на партнерів.

Не соромтеся нагадати промовцю про регламент фразами: "Дякую", "Прекрасно", "Ви дуже чітко виклали свою позицію" тощо.

Якщо необхідно, розрядіть атмосферу жартом.

Можна коротко прокоментувати виступ промовця, уникаючи при цьому оцінних суджень, наприклад: "Думаю, що перше питання вичерпане. Переходимо до другого".

Після завершення переговорів, слід підвести підсумки і висловити впевненість щодо успіху подальшої роботи.

Учасники переговорів мають діяти у межах своєї заздалегідь погодженої ролі. У разі необхідності учасник переговорів має підтримувати позиції колег, виявляти помірну активність, не перебивати інших, але й не дозволяти перебивати себе.

Виступ має бути аргументованим, зрозумілим, слід зважати на те, що опоненти сприймають його через перекладача.

Уникайте поквапливих і неглибоких суджень. Не акцентуйте увагу на розбіжностях у поглядах, якщо вони не стосуються принципових проблем.

Якщо відчуваєте, що зарубіжний партнер збуджений, не підли­вайте олії у вогонь. Навпаки, зберігайте спокій, частіше викорис­товуйте запитання, замість тверджень. Твердження можуть викликати опір, а питання стимулюють іншу сторону до аргументування.

Якщо партнер менш досвідчений, чи не має певної фахової підготовки, намагайтеся правильно скористатися цією перевагою, але не заганяйте його у кут: у певний момент він може це відчути і відмовитися від уже досягнутих угод.

Проте, якщо виявиться, що зарубіжний партнер більш компетентний, слід бути дуже уважним. У таких випадках краще передати ініціативу ведення переговорів колезі, навіть якщо він за рангом нижче вас. Тут не до амбіцій.

Якщо на перший погляд партнер справляє враження малокомпетентної людини, але часом демонструє ознаки високої кваліфікації, будьте на варті: можливо він грає роль простака.

Якщо переговори йдуть повільно, спробуйте подивитися на проблему очима опонента, ще раз оцініть його позицію, інтереси.

Переговори без сумніву зайдуть у безвихідь, якщо розпочнеться "діалог глухих", коли сторони не слухають одна одну, намагаються жорстко нав'язати своє рішення. Краще домагатися згоди поетапно, крок за кроком.

Переговори вважаються вдалими, якщо по головному питанню проблеми (скажімо, фінансування якогось об'єкта) буде досягнуто принципової згоди (нехай навіть із деякими застереженнями), складено протокол про наміри, а ще краще - підписано контракт.

Переговори завершуються неофіційною зустріччю або діловим прийомом.