2. Цели, функции и задачи деловой беседы
Беседа является одной из форм общения между людьми. В каждом случае есть своя специфика и методика, а также правила реализации. Деловая беседа может протекать между равными партнерами, а также между начальником и подчиненным, мужчиной и женщиной, учителем и учеником, взрослым и ребенком т.д. Хорошее воспитание, высокий уровень интеллекта, профессионализм, а также знание правил этикета позволяют избежать стереотипа в выборе тем и в манере ведения беседы.
Успех беседы зависит от знания психических, а также от интеллектуальных особенностей собеседника, его проблем и желаний. Не в коем случае не следует быть уверенным в силе своей аргументации и недооценивать ум и профессионализм другого. Навязчивость, неумеренный пафос, скрытые угрозы, шантаж обычно дают обратный эффект, вызывают явное или скрытое противодействие.
В современной деятельности важную роль имеют деловые беседы и переговоры.
Деловая беседа осуществляется в вербальной форме, что требует от собеседников не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, еще очень важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь. Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.
К числу целей, которые требуют проведения беседы, относят:
1) стремление одного собеседника при помощи слова оказать какое-либо влияние, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую на данный момент деловую ситуацию или деловые отношения;
2) необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
Основные функции деловой беседы:
1) Начало мероприятий и процессов
2) Контроль и координирование начатых мероприятий и процессов
3) Обмен информацией между собеседниками
4) Взаимное общение работников
5) Поддержание деловых контактов
6) Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7) Стимулирование движения творческой мысли.
По сравнению с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:
- Быстрота реагирования на высказывания собеседников, которая способствует достижению поставленных целей.
- Повышение компетентности руководителя, критической проверке и оценке мнений, предложений, возражений и критических замечаний, высказанных в самой беседе.
- Возможность наиболее гибкого подхода к объекту обсуждения, а также целей каждой из сторон.
Деловая беседа имеет эффект обратной связи, что позволяет реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров. [2, с.49]
При проведении деловых бесед рекомендуется следовать правилам речевой коммуникации. Деловую беседу необходимо строить на основе следующих важных принципов:
- Настройка на уровень собеседника, учет выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.
- Организация беседы, или изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.
- Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.