§2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты делового письма

Письмо принято делить на следующие части:

сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);

внутренний адрес или адрес получателя;

дата отправления;

вступительное обращение;

собственно содержание письма;

заключительная формула вежливости;

подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;

ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Они располагаются на листе следующим образом:

ЗАГОЛОВОК (сведения об отправителе)

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ДАТА ОТПРАВЛЕНИЯ

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ

ТЕКСТ ПИСЬМА

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ПОДПИСЬ

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЯ

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера. Примеры написания внутренних адресов:

1. Mr. Russel Cheetham

Director of East European Department

The World Bank

1818 M. Street, N. W.

Washington, D. C. 20433 U. S. A.

Mr. Arthur S. Obernayer

President

American Soviet Economic

Educational Television

239 Chestnut Street,

West Newton, Massachusetts, 02165 USA.

Tel: (617) 244-0180

Fax: (617) 244-2496

Messrs Smith & Co. Ltd.

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

4. The Chairman

A. Smith & Co., Ltd.

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

5. Mrs. John Long

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

6. Miss Mary Brown

25 Leadenhall street,

London, E. C.

England

Третий пример содержит обращение Messrs (от фр. messieurs - господа), так как в названии фирмы имеются фамилии определенных лиц, а деловое письмо адресовано фирме без указания конкретного должностного лица.

Четвертый пример употребляется, когда письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или фирме и его фамилия неизвестна.

В пятом примере письмо адресовано замужней женщине. Причем после обращения Mrs. часто пишут имя мужа-адресата: John Long.

И, наконец, в шестом примере письмо адресовано незамужней женщине с указанием имени и фамилии.

Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:

16th April, 2008

April 16th, 2008

April 16, 2008

Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.

Запомните следующую схему:

В Англии: в США:

6.10.08 10.6.08

день, месяц, год месяц, день, год

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.

После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

Например:

Dear Sirs,

Re: Letter of...

We Have Received Your Letter of...

Re - сокращение латинского выражения in re (по делу) - употребляется в значении "касательно, относительно".

На официальных пригласительных письмах после текста письма справа печатается сокращение R. S. V.Р. (франц. Repondez sil vous plait), что означает: "Пожалуйста, пришлите ответ".

Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

Общий вид делового письма

Заголовок

Внутренний адрес

Дата

Вниманию г-на

Вступительное обращение

Указание на содержание

Текст письма

Заключительная формула

Подпись

Указание на приложения

Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и другие варианты.

В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".