Постановка цели деловой встречи и обмен предметными позициями.

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Собеседники очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят?Некоторые собеседники допускают большую ошибку: игнорируя этот этап, сразу переходят к обсуждению проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.

На первой фазе беседы необходимо:

• установить контакт с собеседником;

• сформулировать цель беседы;

• создать благоприятную атмосферу для беседы;

• привлечь внимание к теме разговора;

• пробудить интерес собеседника.

Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социаль­ных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заклю­чается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком не­значительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас. Приведем несколько типичных примеров так называемого само­убийственного начала беседы и проанализируем их.

Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ". Нужно избегать любых проявлений неуважения и прене­брежения к собеседнику, о которых говорят следующие фразы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим... "; "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...".

Существует множество способов начать беседу, но практика вы­работала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

2. Метод "зацепки"позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

3. Метод прямого подходаозначает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выгля­дит следующим образом:вкратце называются причины, по которым была назначена беседа, быстро переходят от обсуждения общих вопросов к частным. Этот прием является "холод­ным" и рациональным, и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых кон­тактов. В любом случае, прежде чем обсуждать что-то с человеком, необходимо, в первую очередь, привлечь его интерес к предмету разговора. С психологической точки зрения первый этап ведения деловых бесед является также первым условием убеждения в чем-либо. Общий алгоритм общения здесь звучит так: «Есть нечто, что может оказаться важным и полезным для нас обоих, давайте обсудим».

После установления делового контакта формируется цель встречи, дается краткая характеристика проблемы, сообщается порядок ее обсуждения и следует приглашение к выработке оптимального решения.

Форма постановки цели выявляет коммуникативные стратегии участников беседы. Поэтому важно проявить установку на открытость общения, привлечь интерес к предмету обсуждения и продемонстрировать стремление понять и решить проблему с учетом деловых интересов партнера. После четкой формулировки цели встречи необходимо отметить, что в обсуждаемой проблеме есть важное и полезное для обеих сторон и приступить к первичному обмену информацией.

В процессе обмена информацией следует избегать:

• преждевременных просьб к партнеру;

• жесткой позиции, давления на партнера;

• стремления к достижению немедленного результата;

• полного раскрытия своей позиции до выяснения точки зрения партнера;

• немедленной оценки высказывания собеседника.