6) Руководитель дискуссии принимает во внимание , что

каждый участник в силу своего характера , темперамента , ин-

теллекта - уникальная личность , которая в дискуссии может

быть помощником , холодным противником , оратором или заинте-

ресованным слушателем .

КАК УДЕРЖАТЬ ДИСКУССИЮ "В РАМКАХ"

Всегда лучше удерживать дискуссию в русле обсуждаемой

проблемы,чем возвращать её назад после того,как она отклони-

лась.Необходимо так сузить область обсуждения,чтобы рассматри-

вался только главный вопрос.Например,вопросы внедрения следует

исключить из обсуждения до тех пор,пока не будет решено,что

именно будет внедряться.Не секрет,что дискуссия,охватывающая

много различных проблем,может оказаться бессмысленным занятием.

"Зацикленность"-это другой путь,который может привести к

провалу собрания.В ходе дискуссии вдруг начинают звучать заме-

чания участников типа "Мы вроде уже договорились,что этот во-

рос должен решать отдел роизводства?".Здесь важно выяснить

пирвопричину.Так,если участник совещания упорно возвращает

дискуссию назад,значит,его не устраивает что-то в ходе обсуждения и он надеется прояснить или изменить ситуацию.Лучше всего - ободрить человека и добиться,чтобы он высказал открыто свои

соображения.

Другой причиной зацикленности может стать скрытое желание

части участников совещания отсрочить решение.Здесь также необ-

ходимо добиться открытого высказывания.Возможно,выясниться,что

решение и в самом деле не созрело.Вообще говоря,один из самых

сложных моментов собрания-

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ

В такие моменты совещания часто становятся беспомощными,теряют энергию.Это происходит потому,что участники порой не в состоянии осознать,что пора принимать решение.А бывает,что

они просто колеблются,опасаясь делать окончательный выбор:ведь остаются нерешённые моменты,и есть опасение,что истина так и не будет достигнута.

В таких обстоятельствах лучше всего выбирать одно предложение и продолжать его рассматривать,вместо того,чтобы продолжать дискуссию,надеясь достичь идеального решения вопроса. Важно при этом не пропустить момент,когда дебаты следует закрыть.Почувствовать его может не каждый-тут нужны опыт и умение председательствующего.И в самом деле,при рассмотрении вопроса

всегда будут возникать более мелкие,незначительные "подвопросы",тоже требующие рассмотрения.Необходимо,однако,расценить их как незначительные,второстепенные-и принять решение о прекращении дискуссии.

Хороший способ вернуть собрание в русло обсуждения-промежуточное голосование.Оно подводит итог очередного этапа дискуссии.Не следует,однако,спешить с окончательнымголосованием. Если оно преждевременно,то будет иметь место решение,отвергаемое меньшинством.Конечно,меньшинству ничего не остаётся,как склониться перед волей большинства.Но в этом случае трудно ожидать от него особого энтузиазма.Более того,члены меньшинства вполне могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства,причём эти действия могут носить характер подпольной деятельности.Очевидно,решение,принятое голосованием с небольшим перевесом,организаторам совещания следует рассматривать как предупреждение.Такой результат лишь в редких случаях можно считать достаточным для успеха мероприятия.

Решение мы принимаем все вместе и каждый в отдельности.От того,насколько участнику совещания удалось высказать свои соображения,зависит и глубина решения.А бывает так,что

УЧАСТНИКИ СОБРАНИЯ МОГУТ ЗАТРУДНИТЬ ЕГО

ПРОВЕДЕНИЕ

Многое зависит от реакции выступающего на слова оппонен-

тов.Если его идею игнорируют или пренебрежительно к ней от-

носятся,человек,возможно,"уйдёт в свою скорлупу" и будет выхо-

дить оттуда только для того,чтобы атаковать идеи других.А что

если он потратил много времени и сил для сбора и систематиза-

ции своего материала? Не исключено,что его высказывания имеют

рациональное зерно,просто они захлёстнуты эмоциями.

Другой тип участника-назовём его чувствительным-склонен

подозревать,что над ним смеются или им пренебрегают.Скажите

ему только:"Да вы,наверное,шутите!"-и вы уже назвали его лже-

цом.Скажите ему:"Да что вы,не может быть!"-и вы обозвали его

дураком.Вместе с тем этот человек может обладать прекрасными

идеями,которые так и проходят незамеченными.

Все мы знаем и другой тип-важного,многозначительного че-

ловека,от которого много ждут как от участника дискуссии,но

который молчит как пень.Он просто сидит и улыбается,поощряя

одних,но зато отпугивая других.Это способно затормозить сове-

щание,поскольку его участники будут невольно ловить скрытые

знаки одобрения или неодобренияч со стороны сановного молчуна.

Другим человеком,который может повредить совещанию,явля-

ется"сборщик сведений".Своим поведением он создаёт впечатле-

ние,что собирает сведения для "обвинения".Такой участник

способен прервать выступающего на полуслове и спросить: "Можно

мне получить копию этих цифровых данных,чтобы проверить их как

следует?" или "Будет ли текст доклада доступен всем участни-

кам?" Такие фразы способны сбить выступающего с толку и заста-

вить его перейти к защите.

Как видим,успех совещания зависит от многих факторов,и

ни одним нельзя пренебречь.Только зорко следя,чтобы дискуссия

не выходила из "русла",а её участники имели возможность выра-

зить свою точку зрения и принять решение,руководитель приведёт

собрание к необходимому результату.А иначе зачем мы собрылись?

Помогают вести дискуссию знание и употребление этикетных

речевых форм.

Начинаться дискуссия может словами:

Прошу вашего внимания.

Будем начинать?

Приступим к работе?

Позвольте мне открыть (начать)...

Позвольте считать наше заседание открытым.

Я с большим удовольствием открываю (начинаю)...

В ходе обсуждения ведущий собрания (заседания) использует

целый ряд форм речевого этикета. Вот некоторые из них:

Давайте обсудим...

Первое, что мы должны обсудить...

Есть ли замечания (дополнения, вопросы)?..

Пожалуйста, товарищ (господин)... Ваш вопрос...

Позвольте мне адресовать этот вопрос...

Я не думаю, что на этот вопрос можно получить немедленный

ответ...

Я думаю, этот вопрос может быть задан позднее в индивиду-

альном порядке...

Продолжим обсуждение вопроса...

Следующий взял слово для выступления товарищ (господин)...

Выступает товарищ (господин)...

Говорите, пожалуйста, в микрофон (немного громче, со сво-

его места).

Позвольте перейти к обсуждению следующего вопроса повест-

ки дня.

Я просил бы выступающих говорить кратко (придерживаться

регламента).

К сожалению, Ваше время истекло...

Прошу Вас не отклоняться от темы...

Давайте вернёмся к теме (проблеме, вопросу)...

Этот вопрос будет обсуждаться на следующем заседании...

Мне очень жаль, но наше время истекло и мы вынуждены

прекратить обсуждение...

Обсуждение будет возобновлено...

В конце нашего заседания я хотел бы сделать замечание...

Я надеюсь, все мы получили пользу от участия в этой дискуссии.

Позвольте мне закрыть собрание (заседание).

Собрание (заседание) объявляется закрытым.

Элементами любой дискуссии являются вопросы, которые за-

даются выступающим и оппонентом. Существуют этикетные формы

формулировки вопросов:

Разрешите задать вопрос...

У меня вопрос к ...

Я хотел бы задать вопрос...

Меня интересует...

Можете ли Вы объяснить...

Вопросы обычно предваряются обращениями уважаемый (глубо-

коуважаемый) товарищ (господин)...

В ответах на вопросы могут содержаться следующие выраже-

ния или начала фраз:

Это очень интересный (трудный, спорный) вопрос...

Я благодарю (благодарен) за этот вопрос. Он позволяет

уточнить (разъяснить, деталетализировать) мою (нашу) точку

зрения...

Я бы ответил (отвечу) на Ваш вопрос следующим образом...

Я не совсем понял Ваш вопрос...

Повторите, пожалуйста, Ваш вопрос...

Разрешите начать с ответа на последний вопрос...

Если Вы не возражаете, я хотел бы подумать...

Я не могу ответить на Ваш вопрос, потому что...

Боюсь, что не смогу ответить на этот вопрос сразу. Но хо-

тел бы обсудить с Вами эту проблему после дискуссии (заседа-

ния).

Насколько я знаю...

Этика проведения дискуссий требует избегать обострения

спора, не доводить его до конфликта. Помогают смягчить ситуа-

цию, уйти от конфронтации этикетные формы выражения несогласия:

Я могу согласиться с Вашим мнением, но только с оговоркой...

Я согласен с многими положениями, но считаю необходимым...

Я хотел бы поддержать... но...

У меня есть некоторые сомнения...

Я не уверен, что этот подход оправдан...

Я был бы очень осторожен...

Это привлекательная идея...

Я сожалею, но вынужден не согласиться...

Я не могу разделить мнение... по данному вопросу...

Мне не хотелось бы казаться критически настроенным, но

моё отношение в целом отрицательное...

У меня есть несколько замечаний...

Я хотел бы привлечь Ваше внимание к...

По моему мнению, нам следует обсудить этот вопрос более тщательно.

В выступлении уважаемого товарища (господина)... были поставлены важные (актуальные) вопросы (затронуты, рассмотрены проблемы), выдвинуты интересные предложения.

Принимая сказанное во внимание, хочу заметить, что...

Характерной стороной совещаний и собраний разного уровня прошлых времен, кстати, дошедший и до нашего времени, является превалирование в них отчетов об успехах с констатацией отдельных недостатков и бравурных заявлений о готовности исправить их, выполнить все порученные руководством задания. Эта трескотня должна уступить место конкретному анализу состояния дел в той или иной области деятельности с обязательными предложениями по ее совершенствованию или решению имеющихся проблем. Вообще должно стать правилом то, что без конструктивных

предложений нечего брать слова для выступления.

Деловой настрой участников совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя вначале заседания.

Если руководитель начинает совещание с разноса подчиненных, то это может привести к тому, что они вместо делового поиска оптимальных решений будут придумывать оправдания своим действиям, вызвавшим критику. Критика - необходимый элемент управлен-

ческого и в целом делового общения, но с ней следует обращаться умело. Особенно это касается публичной критики. Замечания, критика, "разнос" подчиненного в присутствии других людей. В том числе и посторонних, редко бывает "успешно". Ведь критикой можно "убить" лучшие порывы работника. Чаще ею можно напугать, озлобить, унизить, обидеть человека, а не мобилизовать его на лучшую работу. Страх, озлобленность, униженность, обида - не лучшие стимуляторы производительности труда. Особый вред может нанести несправедливая критика, публичный разнос за

мелкие упущения. Главное требование к критике: "критикуется плохо выполненная работа, а не человек".

Ход совещаний и собраний, как правило, протоколируется.

Протокол состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части отмечается номер протокола число и место

заседания вид коллегиальной работы и наименование коллегиально-

го органа фиксируются фамилии председателя секретаря и членов

коллегиального органа а также повестка дня заседания или собра-

ния и которой указываются обсуждаемые вопросы и посвящённые им

доклады наименование должностей фамилии и инициалы докладчиков.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали высту-

пили постановили.В формулировке постановления указываются не

только действие,но и его исполнители,а также срок исполне-

ния.Доклад и выступления должны стенографироваться.Это не дела-

ется в том случае,если их тексты передаются секретарю и затем

прилагаются к протоколу.

Протокол после редактирования и ознакомления с записями

выступлений участников совещания или собрания подписывается

председателем и секретарём заседания. Датой протокола является

день проведения совещания (собрания).

Переговоры. Ведение переговоров — одна из важнейших сторон деятельности любой организации. Это эффективный инструмент разрешения проблем и конфликтов. Их целью может быть и повышение отдачи от достигнутых ранее соглашений.

Переговоры — это процесс обсуждения проблемы несколькими (двумя или более) заинтересованными лицами, не связанными отношениями прямого подчинения, в целях поиска взаимоприемлемого соглашения.

Задача переговоров состоит в нахождении варианта решения, который позволил бы оптимизировать возможный результат. Это достигается в процессе обсуждения сближением позиций сторон на основании общности целей, поиска путей их достижения, сочетания интересов посредством взаимных уступок. При этом стороны сознают, что потери от компромисса значительно меньше, чем выгода, приобретаемая благодаря соглашению.

Основной функцией переговоров является совместное обсуждение проблемы и принятие решения, в той или иной степени устраивающего всех участников. Важнейшей составляющей переговоров является также информационная функция — обмен мнениями без принятия конкретного решения. В результате переговорного процесса достигается соглашение, которое может быть оформлено в виде официального документа. Если абсолютное решение по каким-либо причинам принять невозможно, заключаются временные или ча¬стичные соглашения.

В ходе переговоров задействуются методы, используемые при принятии решений. Особенность их применения состоит в том, что с окончательным вариантом решения должны согласиться все стороны, оценив свои выигрыши и уступки.

Для урегулирования спорных позиций стороны могут привлекать официальных и неофициальных посредников. В их обязанности входят сбор информации, уяснение проблемы, подведение итогов, но только не принятие решения. Помогая конфликтующим сторонам разобраться, в чем они могут уступить друг другу, посредник вправе предлагать собственные альтернативы по обсуждаемому вопросу. Он облегчает партнерам по переговорам поиск выхода из тупика, установление дополнительных каналов коммуникации, способствует обмену мнениями, позволяющему взглянуть на проблему глазами противоположной стороны.

По мнению американских специалистов, при разрешении конфликтной ситуации наличие посредника чрезвычайно важно в психологическом плане, поскольку помогает участникам конфликта «сохранить лицо» в случае уступок. Идя на компромисс, стороны адресуют уступки не друг другу, а как бы третьей стороне, словно делая ей «одолжение» в ответ на соответствующую просьбу.

Методы ведения переговоров. Выделяют несколько основных методов ведения переговоров: вариационный, интеграционный, наилучшей альтернативы, уравновешивания позиций и поэтапного достижения соглашения.

Вариационный метод состоит в том, что партнерам предлагаются для обсуждения варианты соглашения, предварительно разработанные и основывающиеся на представлении об оптимальном решении данной проблемы в комплексе с другими проблемами. Этот метод используют преимущественно при переговорах с более слабыми оппонентами.

Интеграционный метод основывается на общих интересах сторон и нацеливает переговоры на объединение этих интересов. Упор делается на имеющиеся точки соприкосновения и возможность получить взаимную выгоду при разумном объединении усилий. Данный метод ориентирован на переговоры равных по рангу и силе оппонентов.

Метод наилучшей альтернативы исходит из предположения, что любые переговоры могут окончиться неудачей (прерваться, оказаться менее эффективными, чем ожидалось), поэтому разумно, подстраховавшись, заготовить запасные варианты решений. В конечном итоге это упрочит позиции на переговорах. Альтернативы разрабатываются заблаговременно, среди них выбирается наилучшая и с ней сравниваются основные предложения партнеров.

Метод уравновешивания позиций предполагает тщательное изучение инициатив партнера. Если они приемлемы, то на их основе разрабатывается рабочий вариант решения проблемы, который выносится на обсуждение. Это позволяет установить рубеж, дальше ко¬торого уступки возможны только в ответ на уступки другой стороны или соответствующую компенсацию. Данный метод используется при переговорах с более сильными партнерами. Он ориентирован не на защиту идей, которые могут вызвать раздражение уверенного в своей правоте соперника, а на корректировку его позиции в своих интересах с помощью уточнений, советов, мягкой критики.

Метод поэтапного достижения соглашения основан на ситуационном подходе — постепенном (полном или частичном) пересмотре требований в случае появления новых обстоятельств или открытия новых возможностей. Он нацелен на достижение компромисса и используется в сложных ситуациях, когда проблема характеризуется многосторонностью, а отказ от переговоров и решения влечет за собой серьезные негативные последствия.

Когнитивная техника переговоров. Обычно стороны, участвующие в переговорах, используют типичные техники, основывающиеся на ранее рассмотренных межличностных стилях разрешения конфликтных ситуаций и методах ведения переговоров. Современная теория рекомендует использовать технику переговоров с когнитивным подходом.

Латинское слово cognitio переводится как «познание», «знание». Суть когнитивного подхода состоит в рассмотрении переговорного процесса на основе взаимодействия различных структур знания. Переговаривающиеся стороны обладают определенным интеллектуальным потенциалом, характеризуются набором явно и неявно выраженных знаний, предубеждений, желаний и возможностей. У каждой из них есть свой арсенал инструментов ведения полемики. В ходе переговоров идет обмен информацией, происходит взаимодействие различных стилей общения и типов знаний. Имея представление о когнитивных характеристиках личности, можно прогнозировать ее возможные реакции и поведение на переговорах, что позволяет подобрать индивидуальные стратегии, способствующие достижению успеха.

Когнитивная техника переговоров включает следующие элементы:

• контексты, выступающие своеобразным буфером в ходе переговоров — подсистемы конфликта, который они призваны разрешить;

• технику анализа структур личности участников, предполагающую анализ а) структуры конфликта и инструментов его решения, б) системы принятия решений каждым из участников, в) взаимодействия группы, ведущей переговоры, и руководства организации, которую она представляет;

• технику структурного анализа самого процесса переговоров.

Когнитивный подход совершенствует технику ведения переговоров, повышает уровень профессионализма участников, обогащая их соответствующими ситуации тактическими приемами, способствует повышению эффективности переговоров.