2. Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие пра­вовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо {произ­ведение искусства - документ эпохи и т.п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управлен­ческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная до­кументация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, инфор­мационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую фор­му. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте "Органи­зационно-распорядительная документация. Основные поло­жения". - М: Главархив, 1975.

Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию этого вида называют служебной. Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

ПО СОДЕРЖАНИЮ И НАЗНАЧЕНИЮ ВЫДЕЛЯЮТ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ, ОТЧЁТНЫЕ, СПРАВОЧНЫЕ, ПЛАНОВЫЕ И ДРУГИЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, КАЖДЫЙ ИЗ КОТОРЫХ ХАРАКТЕРИЗУЕТСЯ ОБЩНОСТЬЮ ТРЕБОВАНИЙ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫХ К СОДЕРЖАНИЮ И ЯЗЫКОВОМУ ОФОРМЛЕНИЮ.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Официальные письма. В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональным признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение.

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определённому образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель. Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов документов является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.