3) Некоторые правила использования сокращений в текстах документов.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.);

2) наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.);

3) названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.);

4) слово год (г., тт., 1996/97 отчетном году);

5) денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.).

6) текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с, гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Отметим некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

1. Названия географических понятий, промежутков вре­мени, количественных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

2. Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

3. Сложносокращенные названия, образованные из началь­ных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строч­ными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский инсти­тут строительного и дорожного машиностроения).

4. Следует помнить, что насыщенность текста сокращен­ными написаниями в целом снижает официальный тон до­кумента.

5. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, об­стоятельство и т.н.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

6. Сокращение должно быть понятно всем, читающим до­кумент. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РА ГС), затем только РА ГС.

7. Нельзя сокращать ключевые слова.

Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

8. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста.

Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

9. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно поль­зоваться "Словарем сокращений русского языка" (М, 1969).