13 Функции и современные виды деловых документов на русском языке

Развитие бизнеса и предпринимательской деятельности в последнее десятилетие изменило форму и содержание делового общения, в том числе и делового письма. Появились новые виды документов, связанные с новыми ситуациями делового общения. Таковыми являются служебно-деловые, рекламно-деловые письма, контракт, резюме, рекомендация, презентация и др. Основными требованиями к структурному построению, смысловому наполнению, языковому оформлению документов остаются официальность и регламентированность, т. е. подчинение установленным правилам и ограничениям. Общим для всех видов служебно-деловых документов является требование четкого соблюдения правил оформления в соответствии с действующими стандартами.

Основные функции документа:

- информативная, т. е. документ создается для сохранения информации;

- социальная, т. е. документ определяется потребностью общества и, следовательно, является социально значимым;

- коммуникативная, т. е. документ выступает в качестве средства обмена информацией между организациями, предприятиями, учреждениями или частными лицами;

- культурная, т. е. документ является закрепления и передачи культурных традиций.

Специальные функции документа – управленческая (инструмент управления – организационно-правовая, плановая, распорядительная, информационно-справочная, отчетная документация, документация по обеспечению кадрами, финансовая документация и др.), правовая (средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе), функция исторического источника (источник исторических сведений о развитии общества).

Виды деловой документации:

1) Организационно-распорядительные документы (приказ, инструкция, указание, решение, постановление, распоряжение);

2) Информационно-справочные и справочно-аналитические документы (справка, акт, докладная записка, сводка, обзор);

3) Служебно-деловые письма (гарантийное, информационное, сопроводительное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-благодарность);

4) Коммерческая документация (письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), контракт);

5) Реклама (резюме, презентация, письмо-рекомендация).

Упражнения и задания

1 Резюме – самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу. Термин резюме употребляется в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность» [12, с. 381].

Пользуясь памяткой «Что нужно знать при составлении резюме», данной в учебном пособии Введенской Л. А., Павловой Л. Г., Кашаевой Е. Ю. [12, с. 381-385], составьте резюме, т. е. представьте себя и свою биографию (выигрышно и в то же время объективно).

2 Подберите к словам «работа», «цена», «продукт», «система скидок», «сотрудничество» слова с оценочным значением. Составьте рекламный проспект (по специальности).

3 Постройте правильно сочетания, учитывая лексическую и стилистическую сочетаемость слов в деловом стиле.

Приказ – получается, издается, составляется; контроль – осуществляется, возлагается, строится; цена – налаживается, определяется, устанавливается; рекламация (претензия) – требуется, предъявляется, устраивается; счет – выставляется, оплачивается, совершенствуется; кредит – выделяется, получается, выплачивается; цены – низкие, высокие, оплачиваемые; скидки – бешеные, ошеломляющие, значительные; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая, выполнимая.