6. Службові листи

Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині.

Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень.

Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: ''мабуть'', ''як і раніше'', ''як відомо'', ''якщо можливо''та ін.