Загальні вимоги до складання документів

Культура писемного ділового мовлення визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена, зокрема державного службовця, який працює з документами, причетний до справочинства. Пишучи, завжди слід пам’ятати про майбутнього читача (у т. ч. й про себе). Тому необхідно дотримуватися виразності письма, чіткості літер, акуратності (охайність) тексту.

Писати завжди слід, відступаючи від краю аркуша (зліва чи справа, а в документах – тільки зліва), – цього вимагають і технічні умови, наприклад, підшивання ділових паперів, і традиція зберігати поле для заміток, правок, доповнень, і навіть естетика форматів. Розміщувати текст на форматі (стандартний аркуш паперу) слід з урахуванням пропорції, естетики співвідношення формату й обсягу тексту. Не варто «втискувати» в рядок частину фрази – вона вільно може бути перенесена на наступний рядок.

У писемному мовленні складними є скорочення записування, рубрикація, вибір слова, словоформи, особливості побудови усталених словосполучень (штампів) і речень та ін.

Наразі з’ясуємо найголовніші особливості писемного ділового мовлення, але насамперед охарактеризуємо сутність документа, його структурні елементи, класифікаційні ознаки, загальні вимоги до його складання.

Слово документ (лат. document – доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ мас правове та господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відомостей інформативного характеру. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи.

Поняття «службовий документ» охоплює:

1)  директивні та розпорядчі документи (закони, постанови, накази та ін.);

2)  адміністративно-організаційні документи (плани, устави, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3)  документи щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика та ін.);

4)  фінансову документацію;

5)  облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком).

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.

До документа висуваються такі вимоги:

1)  не повинен суперечити чинному законодавству й директивним указівкам органів вищого рівня;

2)  має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4)  має бути максимально точним і водночас доступним;

5)  повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6)  має бути придатним для тривалого зберігання.