Особенности делового языка.

Отсутствие эмоциональной окраски.

Текст документа должен иметь ровный и спокойный стиль, не вызывающий дополнительных ассоциаций и лишних эмоций и не отвлекающий от сути документа. Следует отметить, что для некоторых документов, таких, как исковые заявления, жалобы и т.п., определенный элемент эмоциональности необходим. Однако в нормативно-правовых актах, договорах и т.д. недопустимы художественная красивость, высокопарность фраз, лозунговость или публицистичность.

Связность и последовательность изложения материала. Если текст лишен определенной логической последовательности, написан бессвязными фразами, то очень трудно уловить его содержание.

Не допускается лексическая и смысловая абсурдность, перескакивание и разрыв мыслей.

Точность, ясность и простота изложения материала.

Этические нормы, которые целесообразно использовать при написании документа.

Документ в самом широком понимании этого слова не должен содержать оскорбительных, унижающих человеческое достоинство слов и выражений. Использование резких, эмоциональных слов полностью исключается. Для такого рода документов неприемлемы жаргонизмы, сленговые выражения и метафоры.

Этика отрицательно относится к использованию в документах уничижительных, льстивых, комплиментарных выражений.

В документе очень важно соблюдать грамматические правила. Грамматика не только элемент культуры текста, но и важное условие эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки - все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Оформление документа также имеет большое значение. Недопустимо, например, в официальном документе мелким шрифтом набрать название документа, а крупным выделить название приложения к документу. В этом случае при ознакомлении с документом в сознании человека невольно возникает дисбаланс в оценке важности структурных элементов документа.