Коммуникации по телефону – отвечаем на звонки

Телефонный звонок может застать врасплох, но самые обыденные звонки могут быть эффективными, если соблюдать простые правила:

• Будьте вежливы и учтивы, отвечая на звонок. Представьтесь – простого «АЛЛО» недостаточно, чтобы звонящий Вас узнал.

• Спокойно выслушайте собеседника. Дайте ему достаточно времени, чтобы объяснить цель своего звонка. Время от времени давайте звонящему понять, что Вы его внимательно слушаете с помощью коротких «Угу и «Да».

• Задавайте уточняющие вопросы. Убедитесь, что Вы правильно поняли точку зрения собеседника.

• Изложите свое видение ситуации ясно и открыто.

• Попытайтесь достичь соглашения, даже если расходитесь в деталях Убедитесь, что Вы оба одинаково представляете себе последовательность следующих действий.

• Делайте записи по ходу разговора или сразу по окончании.

• Поблагодарите собеседника за звонок.

• Фиксируйте длительность звонков. Когда Вы увидите, сколько времени отнимают некоторые звонки, Вы сможете сделать их короче и эффективнее.