Подведение итогов совещания или …когда совещание закончилось…

Эффективный менеджмент невозможен без контроля выполнения поставленных задач и подведения промежуточных итогов. Для оценки продуктивности совещания целесообразно подготовить следующую форму:

• «К исполнению» - ясные и недвусмысленные пункты, в точности соответствующие принятым на совещании решениям.

• «Срок» - точно обозначенное время исполнения каждого пункта повестки.

• «Ответственный» - конкретное лицо, на которое возложено исполнение того или иного пункта повестки. Назначается только из числа присутствующих на совещании.

• «Проверка исполнения, дополнения» - записывайте любую информации, которая может потребоваться по окончании совещания; необходимость дополнительных встреч; целесообразность рассылки резюме совещания отсутствующим.

• «Отметка об исполнении, комментарий» - графа для контроля (самоконтроля).

• Что сделать в первую очередь? Не теряйте времени – сверьтесь с записями и приступите к самому неотложному. Т.е. подготовка итогового протокола-резюме совещания – это краткая и точная запись намеченного к исполнению:

1. Распишите ключевые пункты совещания. Планировать выполнение заданий, полученных на совещании, лучше всего сразу по его окончании, пока события свежи в памяти.

2. Разделайтесь самым простым. Лучше всего сделать это как можно быстрее.

3. Сделайте необходимые звонки. Передайте атмосферу совещания тем, кто на нем не присутствовал.

4. Подумайте о других. То, что кажется Вам простым делом, может быть трудновыполнимым для других. Предоставьте им как можно больше времени – они будут Вам благодарны и с удовольствием помогут в дальнейшем.

5. Итак, было ли совещание продуктивным? Достигнуты ли поставленные цели? Если нет, то почему? И что Вы собираетесь сделать в связи с этим?

6. Разошлите протокол-резюме совещания всем заинтересованным лицам.

7. П

   … у вас в голове могут рождаться распрекрасные идеи, но, если вы не можете довести их до сознания слушателей, вы ничего не добьетесь… Ли Якокка „Карьера менеджера”

   Проведение презентаций

   одшейте материалы совещания (вместе с документами для подготовки следующего совещания).

Презентации не должны превращаться в тяжкое испытание для присутствующих. Рекомендации, чтобы сделать их более живыми и эффективными:

• Цель проведения презентации. Обозначьте главную идею презентации – что Вы хотите продемонстрировать аудитории, нужно ли ей это.

• Аудитория. Жизненно важно понять аудиторию. Вы можете демонстрировать одни и те же материалы разным людям по-разному.

• Вводное слово. Вы должны овладеть вниманием аудитории с самого начала презентации. Отработайте вступительную фразу – объясните, о чем пойдет речь далее.

• Три ключевых идеи. Какой бы ни была Ваша презентация, считайте, что Вам повезло. Если присутствующие запомнят три основные идеи. Больше и не надо.

• Простые слайды – а также карты, графики, и прочее, что окажется наиболее эффективны, - не нужно усложнять.

• Вовлекайте присутствующих. Задавайте им вопросы, просите помочь Вам.

• Шутите – над собой, но не за счет присутствующих. Ваше чувство юмора сделает презентацию легкой и запоминающейся.

• Завершение и подведение итога. Ваше заключительное слово должно быть сильным и запоминающимся. Подведите итоги, повторите три основные идеи презентации. Поблагодарите аудиторию за внимание и участие.