4.3.4.6 Основной текст письма

Основное содержание письма находится в зависимости от целей его написания. Однако в любом случае в первом абзаце письма формулируется вступительный комплимент. Он может выражать благодарность за письмо (если направляется ответ), признательность за шаги, направленные на взаимное сотрудничество (если это ответное письмо), благожелательное сообщение о том, что адресат является известной в своей отрасли фирмой (если письмо посылается впервые) и т.д. Даже в случае, когда письмо носит в целом негативный характер и может свидетельствовать о прекращении дальнейшего сотрудничества, вступительный комплимент должен обязательно присутствовать.

После него формируются основные положения, вытекающие из цели письма. Если это сугубо информационное письмо о характере деятельности отправителя, то кратко излагается история возникновения предприятия и его развития, сущность деятельности в настоящее время (роль на рынке, объемы реализации и некоторый другой статистический материал, не являющийся коммерческой тайной). После этого формулируется предложение о сотрудничестве, продаже партии товаров, оказании услуг и т.д.

Если письмо носит ответный характер, то в зависимости от первоначального послания зарубежных партнеров возможны ответы на поставленные в письме вопросы, предложения о возможности дальнейшего сотрудничества, либо об отсутствии такой возможности и т.д.

Если письмо носит характер реагирования на откровенно недружественную акцию иностранного партнера – несоблюдение сроков платежей, невыполнение взятых на себя обязательств, другие действия, ущемляющие права отечественной стороны, то вступительный комплимент можно несколько пригасить. После этого следует выразить недоумение по поводу действий иностранной стороны и сожаление о происшедшем. При этом оценка случившегося и выводы, направленные на полный разрыв дальнейших отношений, не должны иметь резкого характера. В этом случае уместны обороты типа: «с сожалением вынуждены прервать наши дальнейшие контакты», «к нашему сожалению это повлечет за собой необходимость обращения в судебные органы» и др.

А теперь об оформлении основного текста письма. С заглавной буквы пишутся (в английском варианте) имена, адреса, обращения, каждое слово названия фирмы, каждое слово официального названия должности, названия объектов переписки (проект, соглашение и т.д.). Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов. Излишне говорить о том, что текст письма должен быть вычитан на предмет наличия орфографических ошибок и опечаток: их наличие совершенно недопустимо.