4.4.2 Подготовка к проведению приема

Проведению приемов предшествует тщательная подготовка, включающая следующие этапы:

• выбор вида приема;

• со­ставление списка приглашенных;

• рассылка пригла­шений;

• составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине);

• составление меню;

• серви­ровка столов и обслуживание гостей;

• подго­товка тостов и речей;

• составление схемы или порядка проведения приема.

Вначале определяется общее количество гостей, которое зависит от вида приема, его целей, возможностей помещения и об­служивания. После этого гостям направляются при­глашения.

Для приглашений используются специальные бланки, изготовленные типографским способом.

В бланках приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Имя, фамилия приглашенно­го пишутся от руки или с помощью принтера. Женам отдель­ных приглашений не посылают, а в приглашении мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами. На первом месте всегда ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригла­сить».

В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. Кроме того, в нем указывается, ка­кого рода состоится прием – коктейль, обед, чай, и обязательно помечается час и место, где состоится прием. Если приглашают на завтрак, обед, ужин, внизу приглашения проставляют буквы R.S.V.P. (Repondez s'il vous plait), означающие просьбу под­твердить принятие приглашения. При приглашении на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону подходит ли для него назначенный день.

В странах, где обычай принимать угощение стоя довольно распространен, в приглашении желательно указать «обед с рассадкой», например, чтобы гости знали о необходимости прибыть в назначенное время.

Заблаговременная рассылка приглашений позво­ляет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний мо­мент, их места за столом могут занять сотрудники своего учреждения.

На приемы типа обедов и завтраков приглашения необходимо рассылать по крайней мере за полторы-две, а иногда и за три недели вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов запо­лучить тех лиц, присутствие которых на приеме жела­тельно, во-вторых, возможность, если кто-либо отка­жется, заменить его другим лицом. Избегать пригла­шения кого-либо за два-три дня до обеда или завтрака (за исключением случаев, конечно, когда они устраи­ваются экспромтом, о чем необходимо предупреждать приглашаемых) следует еще и потому, что столь позд­нее приглашение в большинстве случаев вызывает обиду: приглашаемый решает, что кто-нибудь отказал­ся прийти и его пригласили вместо отказавшегося.

Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через 3-5 дней после получения приглашения.

Правильнее ответить на приглашение письмом или открыткой (независимо от характера ответа по­ложительного или отрицательного), чем послать свою визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, осо­бенно когда речь идет об официальном приглаше­нии. Часто ответ на приглашение направляют непо­средственно хозяйке.

Если на приглашении указывается номер телефо­на, ответ может быть дан также по телефону. Однако, если это приглашение на официальный за­втрак или обед, следует ответить письмом. По мере поступления ответов от приглашенных, рассадка уточняется. Накануне приема составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.

Чтобы гости без затруднения могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план (карта) стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой стола или номерами столов.