Правила поведения при уходе с работы. Увольнение.

Перемены места работы происходят как в рамках организации — в результате повышения по службе или перевода из одного отдела в другой, так и в связи с переходом из одной организации в другую. Независимо от того, уволили вас или вы оставили работу по собственному желанию, ваше поведение должно соответствовать общепринятым нормам вежливости, а также подчиняться продуманной стратегии.

УХОД С РАБОТЫ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ. Уйти с работы вы можете в силу самых разных причин. Некоторые из них могут быть обусловлены характером самой службы: нагрузки слишком велики, работа до скуки однообразна, жалованье вам платят невысокое и нет никакой перспективы получить повышение. Другие причины бывают вызваны личными обстоятельствами: желание продолжить образование, рождение ребенка и необходимость ухода за ним, переезд, заманчивое предложение, полученное вами от руководителей другой организации. Уход с работы может сказаться на всей дальнейшей карьере, определив ваше будущее.

Сообщите вашему работодателю о намерении уволиться с работы, как только Вы определите дату ухода со службы. Можете уведомить его лично или в письменной форме, объяснив причины ухода, указав его примерную дату и выразив признательность руководителю и всей организации за помощь и те возможности, которые Вам были предоставлены. Прочитав заявление, ваш начальник, возможно, захочет с вами переговорить, и во время встречи вы сможете устно повторить ему то, о чем написали в письме. Если Вы письменно не сообщили руководству о вашем намерении уволиться, в некоторых организациях вас могут попросить написать такое заявление после беседы с руководством.

•Выясните заранее существующие в организации правила относительно сроков уведомления руководства о вашем уходе с работы. В любом случае, подайте заявление об уходе не менее чем за две недели до того, как вы собираетесь оставить службу. Если вы занимаете один из руководящих постов, лучше вам сделать это за месяц, чтобы дать начальству достаточно времени для поисков вашего преемника.

•В некоторых организациях к вам могут обратиться с просьбой провести собеседование с человеком, которого решат назначить на вашу должность. В беседе с ним будьте доброжелательны, независимо от той причины, которая побудила вас принять решение об увольнении.

•Если, решив уйти с работы, вы еще не подыскали себе новое место службы, лучше пока о своем решении никому не сообщать. Лишь в тех случаях, когда вы сходитесь с начальником во мнении о том, что в этой компании у вас нет будущего, или тогда, когда вы собираетесь переехать в другой город, где будете искать себе работу, можете сообщить о своих намерениях руководству. В остальных случаях стремитесь организовывать встречи с новыми потенциальными нанимателями в обеденный перерыв либо до или после службы, чтобы собеседования не отвлекали вас в рабочее время, поскольку иначе вам придется сообщать о причине ваших отлучек своему нынешнему руководству.

•Перед тем как оставить службу, распрощайтесь со всеми сотрудниками, с которыми вы работали, не забыв сказать, что хотели бы поддерживать с ними отношения в дальнейшем.

•Перед тем как вы покинете организацию, кто-либо из представителей ее руководства может пригласить вас на беседу или же у вас возникнет желание направить ему письменное изъявление благодарности. В любом случае будьте кратки и проявите твердость в принятом решении.

При увольнении не следует:

•говорить вашему руководителю о том, что собираетесь уволиться, пока не найдете себе новое место службы;

•использовать полученное вами предложение в качестве средства давления на вашего нанимателя с тем, чтобы получить повышение по службе;

•злословить по поводу организации, откуда уходите, ни с ее сотрудниками, ни с посторонними людьми. Вы не можете знать заранее, какая помощь понадобится вам от ваших бывших руководителей, поэтому постарайтесь не сжигать за собой мосты;

•жаловаться на бывшего начальника новому нанимателю;

•хвалиться вашей новой работой перед бывшими сослуживцами;

•относиться к старой работе спустя рукава, пока вы ее не оставите; продолжайте сотрудничать с коллегами и добросовестно трудиться;

•выдавать секреты компании после того, как вы ее покинете.

В том случае, если вы будете придерживаться предложенных рекомендаций, ваш уход с работы пройдет гладко и без проблем, и вы не только сможете впоследствии получать хорошие рекомендации, но и рассматривать возможность возвращения на работу в эту компанию на более высокую должность.

Увольнение.

Не всегда, к сожалению, начальник и подчиненный расстаются по доброй воле; иногда случается, что работников увольняют. Хуже всего бывает, когда увольнение происходит не по вине того, кто лишается работы.

Когда вы потеряли работу, вам следует предпринять некоторые конструктивные меры.

•Оставайтесь настолько объективны, насколько это возможно. Ваш гнев лишь сильнее разозлит начальника.

•Попросите объяснений. Если вас уволили, перечень причин, по которым это было сделано, сможет помочь вам в будущем не повторять аналогичных ошибок. В случае потери работы из-за слияния двух организаций, в результате чего служащих в новой организации оказалось больше, чем рабочих мест, задайте вопрос о том, почему было принято решение сократить именно вас, а не другого сотрудника, которого оставили на работе. Полученный ответ поможет вам объяснить потенциальному новому руководителю причину вашего увольнения со старого места службы.

•Спросите, есть ли у вас надежда на пересмотр принятого в отношении вас решения, и если таковая есть, подготовьте убедительные, подробные аргументы в пользу того, чтобы решение о вашем увольнении было пересмотрено.

•Если решение окончательное, выясните все его условия — последний день работы, оплату, размер выходного пособия и т. п. Некоторые организации при увольнении сотрудников пытаются помочь им найти другую службу; выясните, существует ли такая практика в вашей организации.

•Спросите, на какого рода рекомендации вы можете рассчитывать.

•Обсудите со своим нанимателем, как лучше сформулировать причину вашего увольнения, чтобы вы могли уйти из организации, сохранив достоинство. Нередко в случае увольнения работника ему предоставляют право подать заявление об уходе по собственному желанию.

•Если вам кажется, что ваше увольнение связано с дискриминацией, обсудите проблему со своим работодателем. При этом не стоит предъявлять ему бездоказательные обвинения.

•Воздержитесь от того, чтобы хулить своего начальника или организацию. Недобрые слова имеют свойство бумерангом возвращаться обратно.

•Не поддавайтесь унынию. Если вы посмотрите на случившееся с точки зрения приобретенного профессионального опыта, шансы на то, что вскоре вы найдете другую работу, могут возрасти. Если же, реагируя на случившееся, вы не сможете сдерживать раздражение и обиду, то не только вызовете у окружающих негативное отношение, но и поисками новой работы будете заниматься, не исправив старых ошибок.

Рекомендации.

Если вы уходите с работы или вас увольняют в связи с переживаемыми трудностями, вы, возможно, захотите обратиться к вашему работодателю с вопросом о том, сможет ли он (она) дать вам рекомендацию, когда вы подыщете себе новое место службы. Вместо того, чтобы просить своего бывшего нанимателя написать вам стандартное письмо «тому, кого это может заинтересовать», лучше будет подождать, пока с такой просьбой к нему лично обратится ваш потенциальный новый работодатель.

Для того чтобы вашему бывшему работодателю было проще дать вам характеристику, о которой, возможно, попросит новый наниматель, оставьте небольшую справку о той работе, которую вы выполняли в организации, ваших обязанностях и продвижении по службе.

Когда вы нашли новую работу и утвердились на ней, вам следует выразить благодарность даже в том случае, если вы уже выражали свою признательность, уходя из организации. Можете кратко остановиться на специфике своей новой работы и еще раз подчеркнуть, что вам нравилась и прежняя служба, а если это не так, то, по крайней мере, поблагодарите его (или ее) за те возможности, которые были вам предоставлены.

КАК ДАВАТЬ РЕКОМЕНДАЦИЮ. Если вы согласились дать рекомендацию новому начальнику вашего бывшего сотрудника, вам следует знать его (или ее) сильные качества и четко представлять себе тот вклад, который сотрудник внес в деятельность вашего предприятия или отдела. Это позволит вам сказать несколько хороших слов в адрес бывшего служащего даже в том случае, если он (или она) по каким-то причинам не смог продолжать работу в вашей организации.

С просьбами дать рекомендацию кому-то из ваших бывших служащих обращаются, как правило, по телефону. Возможно, в тот момент, когда вам позвонят, вы будете очень заняты, однако не забывайте, что для человека, который какое-то время на вас работал, этот разговор может быть крайне важен.

Поэтому, если вы в момент звонка будете проводить совещание или опаздывать на заранее назначенную встречу, лучше попросите секретаршу передать тому, кто хочет с вами переговорить по данному вопросу, чтобы вам перезвонили в более удобное для вас время. Но в назначенный час уделите несколько минут исключительно обсуждению этой темы.

Характеризовать работника с отрицательной стороны не следует. Если уж вы согласились дать рекомендацию, значит, вам не трудно будет найти несколько добрых слов о человеке, которому вы это обещали. Вместе с тем, не нужно и кривить душой, поэтому когда вам задают вопрос, на который вы можете дать лишь отрицательный ответ, лучше вам вообще уклониться от него и просто сказать: «На этот вопрос мне бы отвечать не хотелось» или: «Я не готов ответить на ваш вопрос».

В том случае, когда вы отказали бывшему сотруднику в характеристике и кто-то из руководителей компании, в которую он обратился в поисках работы, нашел ваш телефон по справочнику и решил вам позвонить на свой страх и риск, не будет ничего плохого в том, чтобы дать о человеке положительный отзыв.

Если же ничего хорошего вы ответить не сможете, постарайтесь, тем не менее, построить свой ответ достаточно конструктивно и в то же время искренне, отделив ваше личное мнение, сложившееся о человеке, от его объективной служебной характеристики.

ПИСЬМЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ. Когда вы согласились дать бывшему сотруднику письменную характеристику (точно так же, как и устную), вам следует помнить о том, что ее получатель полагается на ваше мнение, как на честную оценку ответственного делового человека.

Письменные характеристики выполняют особую функцию, представляя собой объективный отзыв о человеке, с которым вы вместе работали или просто общались. В таком документе вам следует упомянуть обстоятельства, при которых вы познакомились, и дать оценку его качеств и способностей. Можете привести в подтверждение своего мнения конкретные факты.

Если же по каким-то соображениям вы не хотите составлять письменную характеристику, просто отклоните такую просьбу. Вместо этого можете дать номер вашего телефона и предложить заинтересованному нанимателю позвонить вам. Такое решение позволит в ходе беседы обсудить качества человека, которому вы согласились дать устную рекомендацию, а также ответить на те вопросы, которые вам могут быть заданы.

ОТРИЦАТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. Просьбы о предоставлении служебных характеристик работодатели получают на протяжении многих лет, зачастую даже после того, как сами выходят на пенсию. Легко и приятно давать людям положительные характеристики, отмечая все те ценные деловые и личные качества, которые делают человека полезным для работы в любой фирме и приносят сотрудникам радость от общения с ним. Однако дать рекомендацию работнику, которого вы вынуждены были уволить, бывает существенно сложнее.

Прежде всего необходимо обладать достаточной широтой взглядов и признать, что этот сотрудник имеет определенные положительные качества. Именно им вы можете уделить в письменной характеристике основное внимание. Уточните, что хотя в вашей организации он работал не так, как ожидало от него руководство, тем не менее в другой организации его работа могла бы считаться вполне удовлетворительной.

Кроме того, вам следует быть тактичным. Служащие имеют право на получение письменной характеристики, хранящейся в их личном деле, и если они узнают о том, что там их характеризуют только негативно, может начаться судебное разбирательство. Избегайте как категоричных утверждений, выносящих «окончательный приговор» тем, кто на вас работал, так и бездоказательных выводов. Самый простой способ дать отрицательную характеристику состоит в том, чтобы написать в ней как можно меньше, тем самым показывая потенциальному нанимателю, что вы будете рады лично ответить на его вопросы по телефону.

Правила вежливости на работе.

Многие люди часто испытывают замешательство оттого, что иногда не очень себе представляют, как лучше себя вести в рабочей обстановке. Мужчины, обычно галантные в обращении с дамами, не знают, нужно ли им держать дверь открытой, чтобы дать представительнице прекрасного пола пройти, или нет. Женщины, стремящиеся доказать, что они ни в чем не уступают мужчинам, могут болезненно реагировать на любой знак внимания, подчеркивающий их женственность.

ОТНОШЕНИЯ МЕЖДУ МУЖЧИНАМИ И ЖЕНЩИНАМИ НА СЛУЖБЕ. Если исходить из идеи равенства мужчин и женщин и руководствоваться требованиями обычной вежливости, вопрос о том, как представителям противоположных полов строить отношения на работе, отпадет сам собой.

• Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.

• В лифт первым входит или выходит из него человек, находящийся ближе к двери.

• Прикурить другому дает тот, у кого под рукой зажигалка.

• И мужчины и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя, вне зависимости от его пола.

• И мужчины и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подавать другому руку.

• Независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий.

• Если все сотрудники, находящиеся в кабинете, пользуются общей кофеваркой, и мужчины и женщины по очереди варят кофе и моют кофеварку. Представление о том, что прерогатива готовить кофе является исключительно женским делом, - один из самых типичных предрассудков. Ведением «домашнего хозяйства» на работе женщины занимаются наравне с мужчинами.

• Услуги личного характера, такие, как адресованная секретарше просьба отнести одежду в химчистку или купить подарок для жены начальника, не являются частью служебных обязанностей, если только их выполнение не оговорено специально при найме на работу. Если кто-то действительно очень нуждается в подобной услуге, то и его просьба выполнить это поручение должна носить личный характер.

• Ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительно-ласкательными именами и прозвищами.

Даже если вам хочется вести себя на работе так же, как в нерабочей обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловая встреча — это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позаботиться, как и ее спутник.

ПИТАНИЕ. Если на службе разрешено питаться на рабочем месте, необходимо следовать обычным правилам соблюдения чистоты. Не оставляйте повсюду грязных чашек и тарелок. После еды сотрите со стола крошки и мокрые пятна от расплескавшихся напитков. Зрелище того, как люди едят, особого удовольствия присутствующим не доставляет.

Если вы вынуждены перекусить за рабочим столом, закройте дверь вашего кабинета. Коль скоро в вашем служебном помещении работают другие люди, старайтесь приступить к еде тогда, когда те, кто сидит рядом с вами, вышли. Особое внимание уделяйте вашим манерам поведения за столом, не отвечайте на телефонные звонки с набитым ртом.

Как только закончите есть, выбросьте остатки пищи, если возможно, в стоящий особняком закрытый мусорный бачок, а не в корзину для мусора, находящуюся рядом с вашим столом или столом вашего коллеги.

УЧАСТИЕ В СБОРЕ СРЕДСТВ ДЛЯ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ. В том случае, когда это не противоречит установленным в организации правилам, принято, чтобы сотрудники собирали деньги на подарки сослуживцам по случаю рождения ребенка, на цветы для похорон, свадебные подарки, благотворительные пожертвования и т. п. В ряде организаций такого рода сборы проводятся чуть ли не каждый день, и нередко некоторые сотрудники отказываются участвовать в этом.

Если так получилось, обсудите возможность создания в отделе своеобразной «общей кассы», куда в начале года каждый служащий вносил бы установленную сумму денег, а если со временем полученных средств не хватит, можно будет сделать очередной взнос. При этом следует оговорить и правила расходования собранных средств.

Так, например, сотрудники могут решить, что нужно послать цветы тому из них, кто попадет в больницу, либо его супруге, но не матери. Может быть принято, например, решение о том, что подарки ко дню рождения каждого из сотрудников будут делаться сообща, но дорогие вещи приобретать не стоит, чтобы быстро не истощить общую кассу.

Если вы решите не участвовать в сборе денег или просто не можете себе этого позволить, скажите об этом прямо. Когда ваше положение изменится в лучшую сторону, вы сможете присоединиться к остальным.

Этикет деловых встреч на работе.

К вам в кабинет часто приходят самые разные посетители, а также просто незнакомые люди со своими просьбами, жалобами или предложениями.

Посетители, пришедшие раньше назначенного срока. Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили им встречу, скажите секретарше, чтобы она любезно их приняла, помогла повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Когда вы вынуждены заставлять посетителей ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить вас об их прибытии, а вам — сделать все возможное, чтобы как можно скорее завершить то дело, которое вас задерживает.

Идеальный руководитель лично выходит к посетителю, вынужденному ожидать приема, извиняется перед ним и говорит, когда он освободится, чтобы принять того, кому была назначена встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие газеты и угощает его чашечкой чая или кофе.

Приветствия. Когда вам следует подняться со стула? И женщины и мужчины должны встать, когда в кабинет входит старший по возрасту или положению человек. Стоя вы приветствуете также клиента или заказчика.

Для того чтобы сэкономить время, можете не вставать, когда входит секретарша, если только она не является новым сотрудником, который зашел к вам представиться. Оставайтесь сидеть и тогда, когда к вашему рабочему столу подходит кто-то из коллег, независимо от пола либо возраста. Как и в предыдущем случае исключение делается для тех, кого хотят вам представить.

Раньше правила хорошего тона требовали, чтобы женщина при встрече с деловым партнером-мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас это вовсе не обязательно: и мужчина и женщина могут первыми протянуть руку клиенту, заказчику, человеку, не работающему в данной организации, а также любому другому посетителю, с которым они встречаются в первый раз.

Деловое приветствие традиционно начинается с обмена рукопожатиями. В последние годы некоторые встречи начинаются с поцелуев, которые могут оказаться как уместными, так и неуместными, в зависимости от обстоятельств.

Приветственный поцелуй — жест личного характера, поэтому следует быть весьма осмотрительным, прибегая к нему в ситуации, связанной с деловыми отношениями. Не нужно целовать человека, с которым вы едва знакомы. Это может вызвать у него резкое неприятие, смущение или замешательство, и вы оба окажетесь в неловком положении.

Чем дольше вы знакомы с человеком и чем прочнее установившиеся между вами личные и деловые отношения, тем больше у вас есть оснований для того, чтобы обменяться приветственными поцелуями. При этом обязательно нужно помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, а также хорошо представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнерами во время светского приема или на собраниях, либо банкетах, куда гости приглашены с супругами, может быть вполне уместным.

Если же встреча носит чисто деловой характер и проводится в конференц-зале или комнате для переговоров, следует ограничиться дружеским рукопожатием. Избегайте целовать тех, чье служебное положение выше или ниже вашего.

Когда молодая женщина целует ответственного сотрудника, это производит такое впечатление, будто она хочет попросить его о каком-то одолжении. Если же целуют ее, напротив, может показаться, что руководитель намерен злоупотребить своим служебным положением, рассчитывая на такие действия подчиненной, которые обычно воспринимаются как предосудительные.

Никогда не считайте себя обязанным кого-то поцеловать. Добрые чувства и расположение к человеку всегда можно выразить открытой улыбкой и фразой типа: «Очень рад вас видеть» в сочетании с рукопожатием. Если во время предыдущей встречи кто-то приветствовал вас поцелуем, и вам теперь хочется избежать такого приветствия, держитесь от этого человека на достаточном расстоянии и перед тем, как он сможет близко к вам подойти, протяните ему руку.

Внимание к словам собеседника. Во время беседы помните, что слушать не менее важно, чем говорить. Посетитель пришел к вам для того, чтобы что-то сообщить; дайте ему возможность высказать все, что человек считает нужным, и пусть человек видит при этом вашу заинтересованность. Тело ваше должно помогать ушам слушать: смотрите на говорящего, не отводите взгляд в сторону. Отвечая, говорите искренне, предварительно взвесив свои слова.

Если вы не согласны с собеседником, сдерживайте раздражение и не высказывайте возникающие по ходу его речи отрицательные замечания. «Нет» тоже нужно уметь сказать любезно. Если же вы разделяете точку зрения посетителя, умерьте свой энтузиазм, особенно в том случае, если принимать решение по обсуждаемому вопросу будете не вы, а ваше руководство. Не давайте обещаний, в возможности выполнения которых у вас нет полной уверенности.

Ничто так не раздражает и не задевает посетителя, которому вы назначили встречу, как постоянные телефонные звонки, прерывающие вашу беседу. Если есть такая возможность, дайте указание секретарше ни с кем вас не соединять по телефону до окончания встречи, за исключением самых неотложных звонков. Если же кто-то позвонит вам по прямому номеру, сообщите ему, что у вас посетитель, и договоритесь, что перезвоните позже.

Деловая документация.

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Внутренний управленческий документооборот компании подразделяется по службам на следующие виды:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

Особенности делового стиля письма.

Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса. Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.

Целостность структуры документа предполагает:

точные формулировки в тексте;

краткое изложение самой сути;

единый формат терминов;

наличие всех необходимых подписей, с четким определением должностей.

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании.

Ошибки при составлении деловой документации.

Ошибка 1. Нет структуры документа.Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?».

Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики.Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели. Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения. Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте.

Ошибка 3. Неверное оформление документа.Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа. Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета.Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации.В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе. Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.

Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ.Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа. Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа.Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению.

Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами.Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее. Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры.

Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа.Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию. Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика.Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Советы при составлении документов.

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

Требования к составлению служебных документов.

Все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные(инструкции, решения, приказы, распоряжения),справочные(сводки, акты, протоколы, ведомости),оперативные(служебные письма, записки, телефонограммы и т. д.) иорганизационные(уставы, положения, инструкции).

Приказ— самый распространенный среди распорядительных документов. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в предложном падеже, например: «О контроле за качеством поступаемой продукции». Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты или события, послужившие основанием к изданию приказа: «В соответствии с решением…», «Во исполнение распоряжения…», «В дополнение к приказу…», «В целях устранения отмеченных недостатков…». В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты, и проверить их практически невозможно.

Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности, изменении фамилии и т. д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить, объявить (благодарность или выговор). Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, структурная часть, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять излишним наукообразием, применять искусственные удлинения речи. Нужно стараться, соблюдая формализованность языка приказа, избегать косности изложения материала. И конечно, недопустим оскорбительный или грубый тон приказа.

Как правило, приказы доводятся до сведения всех сотрудников данного учреждения, фирмы или ведомства, за исключением особых случаев, когда они объявляются только заинтересованным лицам.

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха. Каково назначение деловых писем? Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет получить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

• текст письма должен быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его содержание;

• письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

• письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускающем эмоционально-экспрессивной окраски;

• объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

• письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам и имеющих установленный набор обязательных элементов (реквизитов), расположенных в определенном порядке.

Состав обязательных реквизитов официального письма:

наименование ведомства, которому принадлежит организация (полное или сокращенное); наименование организации (фирмы, предприятия, учреждения), которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номера телефона и телефакса; расчетный счет в банке; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа;

имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо — единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма. Дата письма (его подписания), проставляемая в левом верхнем углу, является поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо.

Ссылка на письмо, на которое дается ответ, включает в себя его индекс и дату и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы с корреспонденцией и деловой вежливости.

Иногда в письмах встречаются выражения типа «На ваш №… от…», которые нередко помещаются в самом тексте письма. Слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется, а ссылка на письмо должна быть заложена в бланке, например: «На №____от___».

Наименование и адрес получателя письма (адресат) проставляется на верхней правой стороне бланка письма немного ниже строки с датой и исходящим номером. Здесь указывается наименование организации, его структурной части, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.

Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке.

Если получатель письма имеет ученое или какое-либо иное звание, то его следует указывать перед фамилией. Сокращения типа «т.», «гр.», «г.» или «г-ну» в этом случае не употребляются. Например:

Кандидату юридических наук, доценту Петрову В. И.

Полковнику Степанову И.Д.

В письме не должны указываться более четырех адресатов. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат.

Заголовок помещается слева, перед текстом письма и содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправления письма и указание на то, о чем оно. Не следует стараться изложить в заголовке содержание письма, он должен быть кратким и емким. Заголовок обычно начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется. Например:

О закупке партии обуви фирмы «Марко»

После заголовка следует текст письма. Поскольку официальные письма обладают правовой значимостью, их содержание и стиль должны удовлетворять определенным требованиям. Обычно письмо состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события, которые вызвали необходимость написания данного письма, во второй — конкретные просьбы, предложения, решения, рекомендации и т. п.

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. С красной строки печатается и подчеркивается слово «Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Например:

Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит наименование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Название учреждения не указывается, чтобы не повторять то, что уже указано в бланке. В подписи инициалы ставятся перед фамилией. Например: Директор АО (подпись) И.П. Каров

Две подписи ставятся в тех случаях, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи или когда речь идет о вопросах, требующих подтверждения их правильности специалистом. Например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемых в финансово-банковские учреждения, ставится подпись главного бухгалтера. В таких случаях подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор фирмы (подпись) A.M. Петренко

Главный бухгалтер (подпись) С.Е. Виктюк

Как поступить в том случае, если отсутствует должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме? Такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Нередко в таких случаях подпись дополняют предлогом «за» или просто косой чертой. Правилами делового этикета это не рекомендуется, поскольку для адресата неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями. Поэтому требуется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о.» или «Зам.»

Последний реквизит делового письма — отметка об исполнителе. Автор официального письма и исполнитель — не всегда одно и то же лицо. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель — за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе. Эта отметка включает в себя фамилию составителя письма и его служебный номер телефона. Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу. В отличие от подписи должностного лица инициалы ставятся после фамилии исполнителя, например:

Викторова Л.Н. 105 17 10

Приведенные правила относятся ко всем официальным письмам. Но в зависимости от назначения выделяют несколько видов деловых писем, каждый из которых имеет свои особенности и должен отвечать предъявляемым к нему требованиям.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА по форме напоминает заявление, с которым каждый из нас неоднократно обращался в различные учреждения. Такие письма могут писаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Ходатайствуем…») или от третьего лица единственного числа, если речь ведется от имени учреждения или его органа (дирекции, администрации, руководства).

Возможно и обращение от третьего лица множественного числа, когда просьбу высказывают несколько учреждений или органов, например: «Малое предприятие „Вектор“ и Акционерное общество „Сфинкс“ просят…»В таких письмах, поскольку они связаны с заинтересованностью авторов письма в исполнении просьбы, требуется особая деловая вежливость.

Отправленное в фирменном конверте с красиво отпечатанным адресом письмо создает у акционера ощущение своей значимости, уважительного отношения со стороны руководства к рядовому акционеру, что, в свою очередь, повышает его доверие к этой фирме.

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА необходимы тогда, когда содержат какие-то дополнительные разъяснения к прилагаемым к ним документам. Если такое письмо пишется только для того, чтобы проставить на нем адрес, дату и индекс, то оно увеличивает поток бумаг, поскольку эти реквизиты могут быть проставлены в самом документе. Но сопроводительное письмо нельзя недооценивать: подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, оно является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины служебной переписки и за сохранностью отправленных документов.

Для подтверждения полученных документов и материалов, а иногда и телефонного разговора иногда пишутся ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ. В начале такого письма желательно кратко изложить содержание того письма, на которое ссылаются, чтобы адресату было ясно, о чем идет речь. Они могут заканчиваться просьбой, предложениями, замечаниями или указаниями. Деловая вежливость требует отправлять письмо-подтверждение своевременно, не дожидаясь письма-напоминания.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Оно, как правило, состоит из двух частей: напоминания о необходимости выполнить определенные обязательства или требования и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Подготовка такого письма требует особой деликатности, чтобы не вызвать у адресата негативной реакции.

В свою очередь получение письма-напоминания должно расцениваться адресатом как признак неуважения им делового партнера. Когда такое письмо поступает из вышестоящей организации, подразумевается, что подчиненные халатно относятся к своим обязанностям либо руководство не уверено в четком исполнении этими подчиненными данных обязанностей. Если автор письма-напоминания не уверен в том, что адресат получил письмо, адресованное ранее, он дословно повторяет текст предыдущего письма. В этом случае ставится пометка «Вторично», помещаемая на поле письма и подчеркивающая факт напоминания.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ что-либо сообщает или утверждает. Обычно оно является ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения». Одна из распространенных разновидностей таких писем — письма информационного характера. При небольшой значимости излагаемых в них фактов они могут быть подписаны референтом или секретарем. Нередко информационные письма рассылаются с целью рекламы деятельности фирм, организаций и выпускаемой ими продукции.

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО доставляет информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Обычно циркулярные письма рассылает руководящая организация, чтобы проинформировать подчиненные ей предприятия по тому или иному вопросу или дать соответствующие распоряжения. Эти письма могут носить чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов фирмы.

При наличии большого числа адресатов они не вносятся во внутренний адрес письма, вместо этого пишется заголовок «Циркулярное письмо». Подписывает циркулярное письмо руководитель фирмы или организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности еще и главный бухгалтер или руководитель финансово-бухгалтерской службы.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО подтверждает определенные обещания или условия деятельности. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, работа по специальности, жилплощадь, качество выполнения работ. Эти гарантии могут быть отражены в отдельном письме или в качестве его составной части. Гарантийные письма производят хорошее впечатление, если они написаны вежливым, доброжелательным тоном, выражающим расположение адресату.

ПИСЬМО-ЗАПРОС пишется, если невозможно лично или по телефону решить какой-либо вопрос. Они состоят, как правило, из двух частей. В первой части излагается суть вопроса, во второй формулируется собственно запрос, на который ожидается ответ.

При составлении запроса делаются ссылки на нормативные материалы, решения, договоры, указания вышестоящих органов или прежние письма. Если это коммерческий запрос, то обычно таким образом покупатель обращается к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре или услугах и (или) направить предложение на поставку товара.

В нем указываются наименование товара и условия, на которых покупателю желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Деловой этикет требует безусловного ответа на запросы и в возможно минимальный срок. В ответе должны быть отражены все пункты запроса, хотя допускается их изложение в ином, нежели в запросе, порядке. Это зависит от мнения другой стороны, степени производственной значимости затронутого вопроса.

Если отвечающий не в состоянии ответить по всем пунктам запроса, в его письме должно быть указание на то, что эти пункты будут упомянуты в следующем письме. Если продавец не может сразу удовлетворить просьбу покупателя, он направляет ему письмо, в котором информирует заказчика о том, что запрос принят к рассмотрению, либо выясняются возможности поставки интересующего покупателя товара, либо дается отказ поставить товар.

В ответе на запрос может быть указание на изменение условий, которые предъявляет покупатель, например, запрашиваемого количества товара, модели, сроков поставки и т. п.

В письме может быть высказано также обещание направить в указанные сроки предложение на поставку интересующего товара. Такое предложение, называемое офертой, применяется, если продавец может удовлетворить просьбу покупателя и поставить необходимый ему товар. В предложении обычно указываются основные условия поставки товара (количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа и др.).

Если покупатель согласен с этим предложением, он подтверждает его принятие продавцу, в результате чего выдается заказ или заключается контракт. В случае несогласия с какими-либо условиями предложения между продавцом и покупателем устанавливается переписка или проводятся личные переговоры вплоть до достижения согласия.

Важнейшим требованием делового этикета является необходимость держать свое слово, строго придерживаться взятых на себя обязательств.

Если же эти обязательства в силу каких-либо причин не выполняются, к предприятию — поставщику товара предъявляются претензии и требование возмещения убытков в виде рекламации.

РЕКЛАМАЦИЯ может содержать требования замены некачественного товара качественным или уценки его, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара, скидки с общей стоимости партии товара, расторжения контракта и возмещения убытков в связи с нарушением его условий.

Рекламация предъявляется в письменной форме заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих нарушение контракта и имеющих доказательную силу для обеих сторон. В случае, если претензии принимаются, ответ на рекламацию должен быть направлен в письменной форме заказным письмом или по факсу, а при отказе — заказным письмом с приложением всех документов, обосновывающих отказ.

О факте получения делового письма свидетельствует входящий номер, который ставится в верхнем левом углу, а о том, что с письмом ознакомились — резолюцияруководителя, включающая указание или отношение к информации, число и подпись. Она ставится под углом в левой части письма, для чего на первой странице оставляют поля шириной не менее 5 см, а на последующих — не менее 2 см.

Отношение к информации обычно выражается словами «Согласен», «Не согласен». Нередко можно встретить неопределенное «Не возражаю». Когда видишь такую резолюцию, а зачастую они следуют одна под другой, создается впечатление, чаще всего небезосновательное, что должностное лицо стремится уклониться от ответственности. Я, мол, не возражаю, а там смотрите сами, конкретное решение за вами, и ответственность за него ляжет на вас.

Резолюции, заключающие в себе указание, могут быть как общие, так и конкретные. Общие указания выражаются словами «К руководству», «К исполнению», «К сведению». Конкретные указания формулируются в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам (одному или нескольким), например:

«Никифорову Ф.С. Срочно обеспечьте отгрузку товара».

Однако императивный тон изложения резолюции недопустим, когда он адресуется не подчиненным, а смежникам. После указания руководитель может выразить личное отношение к состоянию дел, например:

«Сидорову П.Н.! Прошу разобраться и доложить. На мой взгляд, следует обратить внимание на подбор кадров в группу обеспечения».

Слово «прошу» смягчает приказной тон резолюции и придает оттенок уважения к исполнителю.

В то же время резолюция, адресованная подчиненному, — это фактически распоряжение, указание, содержащее предписывающие действия. Поэтому недостаточно ограничиваться общими ремарками, тем более в виде вопросов «Ваше мнение?», «Ваши соображения?» и т. п. Правильнее в таких случаях писать:

«Доложите ваше мнение по данному вопросу» или«Прошу доложить о возможности решения вопроса».

Тон резолюции должен быть доброжелательным, без оскорблений и унижений. Юмор в деловых отношениях необходим, но ему не место в резолюциях, которые носят характер юридического императива. Резолюция — это не просто распоряжение. Она является показателем стиля руководства, по ней можно судить о степени оперативности, компетентности, характере должностного лица. Поэтому следует обращать внимание не только на содержание распоряжения, но и на его форму: стиль, язык, тон, оформление.

Ряд писем (письма-подтверждения, сопроводительные письма, некоторые информационные письма) не требуют развернутой резолюции. В таких случаях принято ограничиваться указанием исполнителя. Писать «Для ознакомления», «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства», когда стоит фамилия исполнителя, не рекомендуется.

Если письмо содержит несколько вопросов, то резолюция руководителя, ознакомившегося с письмом, может быть многократной, т. е. состоящей из нескольких резолюций по каждому или некоторым из вопросов, затрагиваемых в письме.

Умение наложить правильную, четкую, лаконичную резолюцию свидетельствует не только о высокой деловой культуре должностного лица, но и способствует более быстрому прохождению документов, решению содержащихся в них вопросов и в конечном счете — успеху дела.

СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. За годы существования служебной документации у нее выработался свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые являются составной частью делового этикета.

• Специфическую «окраску» таким документам придает использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких, как: «освободить от занимаемой должности…»; «контроль за исполнением возложить…»; «оплата гарантируется…»; «во исполнение решения…»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что…»; «настоящая справка выдана (кому) в том, что (предмет справки), для предъявления (куда)»и т. д.

Такие штампы облегчают процесс составления служебных документов и обеспечивают им нужную информативность, облегчают, «стандартизируют» процесс восприятия документов. Штампы обеспечивают и необходимый лаконизм, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.

Западные специалисты по делопроизводству, напротив, советуют при составлении деловых писем избегать штампов типа: «согласно нашей договоренности», «при этом направляю вам», «согласно Вашей просьбе», «в связи с вышеуказанным»и т. п. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному.

• Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т. п. Еще Ф. Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять красивые слова и располагать их в правильном порядке.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность — соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа «Не откажите в любезности…», «Будьте так добры…»и т. п.

Как отмечают специалисты, современной деловой документации скорее присуща сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. Западный стиль в этом отношении несколько мягче. Так, Р. Теппер советует бизнесменам использовать в деловых письмах и записках набор «магических слов», обеспечивающих успех.

Такими словами он считает: изумительный, вдохновляющий, поразительный, чарующий, испепеляющий, горячий, оглушающий, незабываемый, приковывающий внимание, впечатляющий, пленительный, ошеломляющий, дразнящий, трепещущий и т. п. Отечественному стилю деловых писем пока не свойственно употребление таких «магических» слов.

• В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету. Этот раздел содержит список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившихся в своеобразное «этикетное клише». Думается, фразы типа «благодарим за своевременный ответ»или«признательны вам за выполнение нашей просьбы»не только не засоряют служебную документацию, но и служат важным фактором поддержания хороших деловых отношений.

Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жесткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается не только в словах, но и в форме построения фраз, тактичности в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и четкости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом «церемониале», т. е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов.

Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: «Направляем к вам доработанный проект устава… Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утвержден. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов«Просим рассмотреть»добавить фразу«и в случае положительного решения…»либо исключить слово «рассмотреть», оставив просто:«Просим утвердить».

«Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг: необходимо соблюдать должностной уровень при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может подписать директор.

• Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т. п. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. Помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

✓ В документах, состоящих из двух и более страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10–15 мм от верхнего края.

✓ Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допустимо печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала.

✓ Реквизиты (наименование организации, адрес и т. д.), состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами.

✓ Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими должностными лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочных интервала.

Особое внимание следует обращать на правильное написание и оформление дат и цифр в документах.

• Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95или20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно-цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например:17 января 1995 г.или17.01.95.

• При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнеры, необходимо помнить, что в Великобритании сначала пишется число, потом месяц — 10/7/95 соответствует 10 июля 1995 г., а в США — сначала месяц, потом число, т. е. 10/7/95 соответствует 7 октября 1995 г., поэтому дату в таких документах необходимо писать словесно-цифровым способом. В русскоязычном варианте документа она будет выглядеть как 10 июля 1995 г., а в англоязычном (в зависимости от страны) либо10 July 1995, либоJuly 10, 1995.

• Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159 000 в тексте документа выглядит так: 159 тыс.Такая запись значительно облегчает восприятие цифр.

• Однозначное число пишется словом, а не цифрой, например: товар доставлен в трех контейнерах. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом:на одно изделие требуется три метра ткани.

• Многозначные числа, как правило, записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами. Например: Двенадцать дней затрачено на подготовительные работы(но:На подготовительные работы затрачено 12 дней).

Если документ должен быть утвержден, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор коммерческого

центра «Успех»

(личная подпись) М.А. Фогт

20.03.95

Если документ утверждается постановлением, решением или приказом, то гриф утверждения оформляется так:

УТВЕРЖДЕНО

(название документа в творительном падеже)

№__________от___________________

Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО: Министр путей сообщения

(личная подпись) Г.М. Фадеев

17 июня 1995 г.

Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно: 17.06.95 Инспектор

(личная подпись) К.Л. Виноградов

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допустимо не указывать.

Опытные руководители не торопятся тотчас после подготовки документа отправлять его по адресу, если, конечно, позволяет время. Это делается для того, чтобы еще раз перечитать его, при необходимости исправить и лишь после этого отослать. На восприятие письма влияет множество факторов, в том числе раздражение, усталость, спешка. Через некоторое время текст и его содержание могут произвести на составителя совершенно иное впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над письмом.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено, как правило, на языке адресата либо при затруднении на одном из наиболее распространенных в стране адресата иностранных языков. Направляя письмо алжирскому коллеге и не найдя специалистов по арабскому языку, лучше написать его на французском, тогда как в Египте вам будут благодарны за письмо на английском языке.

Изложив свое послание на русском языке, вы рискуете, в лучшем случае, получить ответ с задержкой и создать затруднения для своего партнера. В худшем случае содержание письма окажется искаженным и не достигнет поставленной цели. Вполне допустимо написание двух текстов письма — на русском и иностранном языках.

Адрес на конверте пишется на языке страны-получателя или на английском языке. Следует учесть и такую особенность: в зарубежной почтовой корреспонденции принято вначале писать должность и фамилию адресата, затем название фирмы, улицу, дом, город и только в конце страну.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

ПЕРЕПИСКА С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Деловые письма могут быть формальными (официальными) и неформальными. Последними обычно обмениваются люди, хорошо знакомые друг с другом.

Такое письмо (или только обращение) может быть написано от руки, тогда как официальное обязательно должно быть напечатано (кроме некоторых особых случаев, о чем будет сказано ниже). Автор неформального письма может написать в обращении не «Уважаемый господин Смит», а «Дорогой Билл». Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя — и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). И неформальные, и формальные письма должны быть написаны без помарок, на чистом, аккуратно обрезанном листе.

Тем, кто обычно печатает неформальные письма на машинке или компьютере, следует отказаться от этой замечательной техники, если нужно отправить благодарственное письмо, приглашение, поздравление или соболезнование. И, конечно, во всех случаях письмо должно быть подписано от руки.

В развитых странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы не хотите испортить отношения с зарубежными партнерами.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекса и факса. Деловые письма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.

2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

3. Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится.

4. Письмо должно быть напечатано на машинке или компьютере. Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для того, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не допускаются.

6. Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конверте можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляются несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содержимое не измялось при пересылке.

7. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать по прямому назначению.

8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если — чернилами, то резолюция должна быть на отдельном листе, который подкалывают к письму.

9. Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней. На письмо — до истечения 10 дней. Если нет возможности вовремя дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через 30 дней.

Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, указания на общее содержание письма, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц, данные о наличии копий.

Заголовки. В деловом письме заголовком служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном бланке).

Если вы печатаете письмо на чистом листе, то в правом верхнем углу напишите свои имя и фамилию, под ними — номер квартиры, дома, название улицы и района; еще ниже — название города, почтовый индекс, название государства.

Датаставится справа, двумя интервалами ниже заголовка. Сокращение дат (25.06.2000) в международной переписке не допускается. Месяц и число года нужно писать полностью, например:25 июня 2000 г.В США принято ставить сначала месяц, а затем день и год:июнь 26, 2000.

Дата обозначает день отправки, а не написания письма.

Наименование и адрес получателя. Эта часть письма повторяет данные адресата, указанные на конверте.

Данные адресата пишутся слева, двумя интервалами ниже ссылки (если она есть). Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся его инициалы, а перед инициалами необходимо поставить одно из сокращений: «Г-ну» («Господину», по-английски — «Mr.») или «Г-же» («Госпоже», по-английски — «Mrs.»). Слова «господин» и «госпожа» всегда пишутся сокращенно.

Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения, например «М-ру В. Смиту», следует указать: «Проф. В. Смиту». В Германии используется формула: «господин + титул» или «звание + фамилия». Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. Низшие академические звания — бакалавр и магистр — употребляются редко.

Иногда (в США — крайне редко) вместо «Mr.» после полного имени адресата ставится «Esq.» («Esquire» — «эсквайр»), как знак уважения.

При наличии нескольких титулов или званий употребляется только один из них. Наиболее почетные звания и титулы, такие, как полковник, генерал, академик, президент и т. п., желательно писать полностью, особенно на конверте. Во второй строке пишется должность адресата. В третьей — наименование фирмы. Ниже — почтовый адрес получателя: номер дома, название улицы, города, штата (графства, провинции, округа, префектуры и т. п.), почтовый индекс и название страны назначения. Если адресат имеет почтовый ящик, то вместо номера дома и названия улицы указывается номер почтового ящика. Порядок написания адресных данных должен строго соблюдаться.

Иногда частное письмо человеку, адрес которого неизвестен, отправляется по адресу фирмы, в которой он работает.

Пометка «Личное» («Private») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут «Personal». Пометка «Конфиденциальное» («Confidential») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

Вступительное обращениедублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения:Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam. Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так: «Уважаемый м-р…» («Dear Mr.»).

Вступительное обращение в письме, адресованном двум или более мужчинам, фирме (организации, учреждению), выглядит так: «Sirs» или «Gentlemen». «Sirs» более популярно в Великобритании, «Gentlemen» — в США.

Если письмо адресовано двум или более женщинам или фирме (организации, учреждению), полностью состоящей из женщин, употребляется обращение «Mesdames», в США может быть также использовано обращение «Ladies».

Обращение в письме, которое вы собираетесь отправить в Германию, необходимо строить по формуле: «Уважаемый господин профессор + фамилия».

После вступительного обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США).

Указание на общее содержание письмапишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова «Касательно» («Reference») — («Re:»). Например:Re: «В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998».

В настоящее время получила распространение иная форма — указание на общее содержание пишется заглавными буквами под обращением или подчеркивается. Например:

Уважаемый г-н Смит,

О Ваших предложениях

по доставке диагностической аппаратуры.

Основной текстпечатается на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В последнее время довольно большое распространение получил цельноблочный стиль, при котором новый абзац не обозначается отступом на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3–4 интервалами (вместо традиционных двух).

Первый абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том, что он является известным производителем в своей области.

В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между давними партнерами выражение признательности за содействие в каком-либо деле.

Далее следуют основные положения. Заканчивать основной текст следует комплиментом. Это может быть традиционное выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:

«Пользуясь случаем, еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «Мы с надеждой смотрим на перспективы, нашего дальнейшего сотрудничества» и т. п.

В английском варианте основного текста с заглавной буквы пишутся имена, адреса, обращения, каждое слово оригинального названия фирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т. д.). Не допускается использование сокращенных форм модальных и вспомогательных глаголов.

Заключительная часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением «Уважаемый господин» («Dear Sir») или «Уважаемая госпожа» («Dear Madam»), то в заключение необходимо писать «Преданный вам» («Yours Faithfully»).

Вступительным обращениям «Dear Mr.» и «Dear Mrs.» соответствует заключительная фраза «Искренне Ваш» («Yours sincerely»). Если письмо начинается неофициальным обращением, например, «Дорогой Вильям» («Dear William»), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: «С сердечным приветом» («With best regards»), часто в сочетании с выражением «Искренне Ваш».

В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются таким выражением: «Truly yours», «Yours very truly», «Very truly yours».

Подписьдолжна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

В Германии, в отличие от большинства стран мира, заключительную формулу вежливости принято ставить слева, и подпись, соответственно, также ставится с левой стороны листа.

Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи печатается имя и фамилия автора. Еще ниже — его должность.

В нижней части письма может быть напечатан постскриптум. Его обозначение общеизвестно — «P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.

Постскриптум рекомендуется использовать только в исключительных случаях.

Иногда в структуру письма входят различного рода указания. Например, между заголовками (наименованием и адресом отправителя) и датой может быть помещено указание на ссылку.

Ссылка включает инициалы составителя письма и/или инициалы машинистки. В ссылке обычно даются буквенные и/или цифровые обозначения отдела или сектора отправителя, номер дела и т. д. В США указание на ссылку помещается в левом нижним углу листа.

Между адресом получателя и вступительным обращением может быть проставлено указание на конкретных лиц. Такое указание используется в письме, адресованном фирме (организации, учреждению), если отправитель хочет, чтобы письмо было прочитано конкретным лицом или отделом в этой фирме. Указание на конкретных лиц выражается фразой: «Вниманию г-на…» («Attention of Mr…» или «For attention of Mr…»). Указание на конкретных лиц может выглядеть по-разному, например:

For attention of Mr. Smith, илиAttention: Mr. Smith, илиAttention: Sales Manager, илиAttn.s: Mr. Smith, илиAtt.: Mr. Smith.

Если письмо отправляется с приложением (какими-либо материалами или документами), в левом нижнем углу листа, под обозначением должности и автора помещается указание на приложение. Сначала пишется слово «Приложение(я)» («Enclosure(s)»). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения, например:

Приложение: 1. Договор

Используется довольно много типов обозначении приложения:

Enclosure(s): Two enclosures, или Enc.(s): Encs.(2), или End: End.(2).

Указанием на приложение может также служить диагональная черточка (/), горизонтальная линия (-) или ряд точек (…) в левом поле, напротив строки, в которой упоминается приложение. Иногда приложение обозначается прикреплением наклеек и к приложению, и к письму.

Ниже, отдельной строкой может быть сделано указание на рассылку копий («Carbon copy», сокращенно — «СС» или «с/с»). Например:с/с: Mr. John Brown.

Деловой этикет и предметно-пространственная среда учреждения социально-культурного сервиса и туризма.

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте. Так стоит ли жить по образу и подобию советской конторы?

За рубежом давно поняли: офис — один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров. В России только начали приходить к осознанию этой стороны дела. Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного слу­жащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Практически любой служебный интерьер отражает имидж компании. По виду кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь. Многие в деловом мире стремятся к тому, чтобы заказчики или покупатели (как постоянные, так и потенциальные) сами приходили к ним: заполучить человека "на свое поле" — значит доказать, что вы более могущественны. Таким образом, надо стремиться к тому, чтобы ваше "поле", т. е. то место, где вы принимаете людей, произвело на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмосфера этого места способствовала вашей служебной карьере, а не тормозила бы ее. Из всего этого следует, что кабинет должен соответствовать нормам, принятым в вашем учреждении, а также вашему положению в рамках фирмы и роду вашей деятельности. Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомен­дуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой "Г", так что если вы хотите сесть с кем-то рядом, вполне можно это сделать, если вы хотите сесть подальше от остальных, вы сможете найти и такое место. Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон, которым клиент может воспользоваться, чтобы позвонить в то или иное место (в пределах города). В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию.

Кабинет – это, прежде всего, «лицо» самой фирмы. По кабинету начальника судят о фирме, о том, как идут в ней дела, какой в ней психологический климат. Большинство заказчиков соглашались пожертвовать личными пристрастиями, поскольку имидж фирмы оказывался значимее. Не лучшее впечатление производят и офисы, куда слишком много личного внесли их владельцы. Например, настоящим вторжением в частную жизнь хозяина кабинета выглядит любой разговор, если в помещении расположено множество личных фотографий в рамочках – от состава семьи бизнесмена до его домашних питомцев. Демонстрация личной жизни в кабинете приводит не к сближению с посетителями, а к страшной неловкости.

Так же нехороша и демонстрация увлечений делового человека, она отвлекает мысли от всякого дела. Свое хобби нужно оставить для более личной сферы, то есть для дома. Офис – не музей, не будуар, не семейная экспозиция. Но и сплошным графикам и диаграммам тут тоже не место. Хозяин должен стремиться продемонстрировать деловые качества и успехи фирмы. Но для этого достаточно одной-единственной картинки, показывающей успех, или одного-единственного символа успеха (например, награды на выставке).

Кабинет оформляется по-деловому просто, хотя каждый элемент оформления тщательно отбирается. Каждый элемент в оформлении несет необходимую нагрузку. Мебель выбирается согласно общей тонировке помещения. Красивое сочетание дает белая или черная мебель, если выбрана кремово-желтая гамма кабинета. Для холодных тонов лучший эффект даст мебель цвета натурального дерева или светлая теплых оттенков. В больших кабинетах допустима и мебель темного цвета, дополненная стеклянными деталями (стекла тонированы темным цветом).

По большому счету, мебель может быть выбрана, исходя из приоритетного стиля и поставленной сверхзадачи. Если сверхзадача – показать, что дела идут превосходно и владелец быстро богатеет, то выбирается мебель из дорогих пород дерева, основательная, внушающая уважение и доверие. Если желательно показать мобильность владельца, то мебель выбирается достаточно простая, но с обилием современных материалов – стекло, металл. Самыми важными элементами мебели будут стол и кресла или стулья, поскольку переговоры вы будете вести за столом, предложив посетителю сесть. Размер и форма этой мебели для посетителей очень и очень важны.

Когда вы предлагаете человеку сесть, то предложенное посадочное место должно располагать к беседе, то есть оно должно быть удобным, но в то же время не расслабляющим. Для этой цели подходят неглубокие кресла, полукресла или мягкие стулья с удобной спинкой. Поскольку ваши посетители могут быть разной комплекции, то на всякий случай нужно кроме стандартной мебели иметь и нестандартную. Ее предлагают посетителям основательной конституции, которым неудобно сидеть на более хрупких конструкциях.

Стол можно использовать как тот, за которым вы работаете, но лучше, если у вас будет специальный стол для ведения встреч. Это может быть дополнительная приставка к рабочему столу или же полноценный стол, лучше округлый, чтобы посетитель не ощущал вашего давления (за круглым столом расстояние между вами и вашим посетителем в любой его точке останется приблизительно одинаковым). Если вы хотите создать иллюзию особой заинтересованности, то выберите стол с закругленными углублениями (в виде «восьмерки»), тогда вы сядете друг против друга по обе стороны стола и придадите встрече элемент интимности.

Если посетителя нужно «поставить на место» или вы ничего хорошего от такого визита не ждете, можете отдалить визитера, усадив его далеко от себя. Для этой цели больше подходит овальный длинный стол, дающий иллюзию вашего миролюбия (скругленные углы) и дистанцирования (большое расстояние между собеседниками). В этом случае посетителю лучше предложить стул с прямой спинкой и жестким сиденьем.

Рядом с вашим столом или за спиной у вас желательно разместить шкафы с бумагами. Во-первых, это сразу покажет, что вы человек деловой (за стеклами должны быть видны папки и необходимая литература, а не сувениры). Во-вторых, вам будет удобно во время разговора быстро находить необходимые бумаги.

На рабочем столе должны находиться только необходимые постоянно предметы: телефоны, компьютер, ежедневник и все, что требуется для ведения записей. Некоторые деловые люди считают, что на столе должны быть папки с документами. Но на самом деле посетители воспринимают такое рабочее место только как неухоженный стол, заваленный бумагами. И создается ложное впечатление, что хозяин кабинета «потонул в делах», а потонувший в бумагах человек не может быть успешным, не окажется он и мобильным, что важно для возможного клиента. Так что аккуратный стол сразу покажет, что вы не тянете с делами, не любите волокиту, ваши действия обоснованны и быстры. Для впервые встретившегося с вами человека это очень хороший знак, стимул для продолжения сотрудничества.

Но и не оттолкните человека совершенной пустотой своего стола. Тогда может возникнуть несправедливая мысль, что вы вообще делами не занимаетесь. Особенно избегайте груды разноцветных журналов, которые обычно выкладываются для посетителей. Во-первых, такие журналы должны находиться в приемной, а не в кабинете, они должны быть свежими и их не должно быть много. Во-вторых, журналы хоть как-то должны соответствовать сфере деятельности вашего офиса. Иначе посетитель решит, что своим делом вы занимаетесь лениво, а все время убиваете на чтение глупостей или решение кроссвордов. Журналы и издания, которые могут находиться в вашем личном кабинете, прежде всего, должны быть солидными и отвечать вашим прямым занятиям. Журналы «с картинками» обычно к таковым не относятся.

В кабинете, если позволяет освещенность, очень желательно поставить хоть парочку растений. Это приятно оживляет любую самую официальную атмосферу и украшает кабинет. Но избегайте изобилия растений, если не желаете превратить офис в филиал ботанического сада.

Если офис небольшой, а иногда приходится вести переговоры со значительным числом участников, то желательно иметь специальное помещение для переговоров. Оформить его желательно просто и в стиле самого кабинета, создав максимально уютную деловую обстановку. Стол для помещения выбирают овальный или круглый. Последний предпочтительнее, но подходит далеко не для всякого помещения. Если стоит выбор – круглый или овальный стол, но круглый неудобен (помещение вытянутое), то используйте овальный, но не слишком вытянутой формы. Рассаживая посетителей, не садитесь на вытянутом конце стола, а ориентируйтесь на его середину. Напротив себя посадите самого значимого для вас посетителя. Положение визитеров за таким столом должно соответствовать убыванию их значимости (чем менее важен для вас посетитель, тем дальше от центра он должен находиться). Если выделить специальное помещение для переговоров невозможно, используйте переносные перегородки. В этом случае «большой стол» может служить и местом для обсуждения рабочих вопросов с собственными сотрудниками.

Другие офисные помещения.

Посетители не сразу попадают в кабинет начальника, обычно они проходят через офисные помещения сотрудников. И если вы хотите, чтобы посетители правильно восприняли вас и вашу фирму, то и помещения сотрудников должны в целом выглядеть в едином стиле с кабинетом начальника, но несколько проще. Главное – это показать, что как в кабинете владельца, так и в помещениях сотрудников деловая рабочая обстановка. Поэтому помещения сотрудников должны выглядеть чисто, привлекательно, уютно. Мысль, что должна прийти визитеру, проста: хорошо живут и хорошо работают. Если посетитель такой вывод сделал, то он проникся к вам доверием, чего вы, собственно, и добиваетесь.

Если радикальные перемены никак не провести сразу, хотя бы изолируйте от чужих глаз убогость обстановки. Это можно сделать, поставив съемные перегородки. Они обычно хорошо скрывают и дефекты на стенах, и бедную меблировку. Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:

1. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища

2. В офисе всегда должно быть чисто и приятно.

3. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной "мусорный" ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет.

4. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите (особенно крошки).

5. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете, а если захотел бы, то что бы этот кабинет мог сказать мне о своем хозяине?

В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы. Как известно, немаловажным фактором поддержания работоспособности сотрудников в течение рабочего дня является правильно выбранный тип освещения. Он должен выбираться в зависимости от таких обстоятельств, как наличие на столах дисплеев, доступность естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовала, а у посетителей начиналась головная боль. Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение. Современные световые технологии позволяют не только избавить офисных тружеников от головной боли, но и существенно сэкономить на электроэнергии, а также помочь в укреплении имиджа компании. Освещение офиса нужно приспосабливать к конкретным функциям помещений, к расстановке мебели и к задачам сотрудников, а не наоборот. В зависимости от задач одно решение может обеспечить помещение ровным белым светом, другое — дать комфортное неяркое освещение, третье — выхватить из полумрака только то, что необходимо для работы, или то, на что нужно обратить внимание посетителя.

Рекомендуемые стандарты освещения:

♦ Освещение рабочего места должно быть индивидуальным и гибким. На современном рабочем месте свет должен быть максимально индивидуальным и одновременно многовариантным, позволяя менять направленность, яркость и площадь освещения, потому что задачи человека за столом постоянно меняются.

♦ В приемной для создания ощущения комфорта наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол секретаря освещается местными источниками.

♦В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным, без местных источников.

♦ Когда люди работают в основном с экраном (биржевые торговцы, компьютерные дизайнеры), верхний свет может быть минимальным, а местный должен эффективно освещать клавиатуру и бумаги на столе.

♦ Не рекомендуется пользоваться встроенными светильниками в кабинетах руководителей, переговорных комнатах и приемных — словом, везде, где важно создать ощущение комфорта и расположить посетителей в свою пользу.

♦ Свет в кабинетах вполне может быть теплым, т. е. желтым.

Если у вас есть возможность принимать участие в обсуждении вопроса, какого цвета должны быть стены вашего кабинета, то следует иметь в виду, что помещение со светлыми стенами кажется просторнее, с темными — как бы сокращается в размерах. Не следует красить стены служебных помещений в яркие цвета, например, такие как синий, пурпурный или бирюзовый. Но если окрасить одну стену в синий цвет, — вы оживите комнату, не подавляя при этом интерьера. Чисто белым цветом тоже не рекомендуется красить стены, куда приятнее находиться в бежевых, светло-серых и других мягких тонах. Правильное цветовое оформление интерьера создает бесконфликтную обстановку в офисе.

Цвет постоянно воздействует на человека, его влияние сказывается на трудоспособности. В многолюдных помещениях, какими часто и являются офисы, цветовая гамма должна быть как можно спокойнее, поэтому до сих пор считается наиболее классическим серый цвет. Однако передозировка серого цвета чаще всего не лучшим образом сказывается на психологическом состоянии человека и, следовательно, на его работоспособности.

Специфика деятельности требует особого подбора цветов. Л. Н. Миронова в пособии "Цветология" дает некоторые рекомендации по практическому использованию цвета в производственных и офисных помещениях:

• с физиологической точки зрения к самым благоприятным относят зеленый, желтый, белый цвета. Зеленый цвет способствует концентрации и положительно влияет на зрение, предупреждает раннее утомление.

• при работе, требующей постоянной сосредоточенности или однообразных действий, предпочтительнее оттенки холодных цветов — зеленого, сине-зеленого. А при работе, периодически требующей интенсивности умственной или физической нагрузки, рекомендуются оттенки теплых цветов, которые вызывают активность. В то же время цветовое оформление не должно отвлекать от работы. Поэтому целесообразно применять светло-желтый и зеленый цвета, которые стимулируют умственную деятельность.

• монохромность также утомительна для глаз, как и чрезмерная насыщенность цвета. Утомляющее воздействие оказывает также большой контраст.

• в серьезных деловых помещениях не рекомендуются розовые цвета, вызывающие неделовые эмоции.

• в шумных помещениях желательно применение "тихой" гаммы — холодных и малонасыщенных оттенков.

Стиль интерьера, качество и марка мебели несут информацию о хозяине помещения, являются слагаемыми имиджа корпорации. По стилю интерьера вашим клиентам и прочим посетителям будет легче судить о фирме "по одежке", без предварительного знакомства.

Различают стили интерьера:

Классика, которая чаще всего используется в так называемых VIP-зонах, где работают и встречаются топ-менеджеры, здесь на одного человека приходится в среднем 15 кв. м площади. Начиная с середины XVIII в. в России вошел в моду кабинет в английском стиле. "Статусное" значение этого стиля сохраняется до сих пор. Английский кабинет — это деревянные панели темного дерева (в человеческий рост или ниже) на стенах, верхняя часть стен может быть либо покрашена, либо оформлена штофными обоями; темный деревянный филенчатый, т. е. с квадратными выемками, потолок. Негласное правило, сохраняющее силу в российском корпоративном мире, состоит в том, что чем больше дерева и чем оно качественнее, тем выше статус хозяина кабинета.

Классика модернизма. Офисная мебель в стиле "модерн" выглядит более привычно. Столы округлых форм, открытые шкафы, стеклянные дверки в металлических рамках и стек­лянные полки. Основы этого стиля — простота, качество и функциональность. Например, стул из гнутых труб, на которые натянуты кожаные ленты. Наиболее часто применяемые материалы в мебели этого стиля — никелированные трубы, кожаные ленты или "плетенка", мех. Это интерьер очень высокого качества, но внешне все выглядит очень просто. Хозяином его может быть весьма эрудированный и очень богатый человек, уважающий себя, самодостаточный: чтобы комфортно себя чувствовать в такой стерильной обстановке, надо не нуждаться во внешних свидетельствах своей значимости. Это "продвинутый" человек, знающий толк в дорогих вещах.

"Экологический" стиль. К слову "экологический" следовало бы добавить эргономичный и долговечный. В "экологической" мебели используются в основном светлые породы дерева, стекло, металл, в обивке не кожа, а ткань типа "рогожки". Это так называемый "скандинавский" стиль. В России этому стилевому направлению пока не очень везет. Виноват "психологический тормоз". Образ банка, например, сфор­мирован американскими фильмами: банкир курит сигару в кабинете темного дерева с резными панелями. Это хорошо для первого впечатления. Однако намного приятнее работать в солнечном помещении.

Хайтек. Еще одно модное направление, распространившееся в серьезных офисах, — различные вариации на темы "высоких технологий". Здесь основная роль отводится металлу и стеклу. Характерной чертой этого стиля является тщательная отделка и подгонка деталей, продуманность и отсутствие украшений. Конструкции либо являются, либо кажутся сборно-разборными. Хорошим примером может служить продукция шведской фирмы Balton. Это конструктор, из которого можно собрать стеллажи, письменные столы, стойку приемной, офисную кухню. Есть много вариантов цветовых решений. Причем из чего-то исключительного это направление уже успело стать "одним из", оно вполне узнаваемо и говорит об обладателе такой мебели, что тот вступил в XXI век. Хайтек в чистом виде в моде у модельных агентств, пиар- и телекоммуникационных компаний.

"Творческий стиль". Некоторым фирмам важно показать творческий подход к проблеме заказчика: чем "сумасшедшее" офис компании, тем интереснее она подойдет к решению задачи клиента. Есть мебельные фирмы, специализирующиеся на этом стилевом направлении. В качестве акцентов в интерьере творческой фирмы могут быть такие нестандартные вещи, как диван-"губы" по дизайну Сальвадора Дали, кресла в форме лилии, розы, — словом, то, что ни одна финансовая структура себе не позволит. Даже оказавшись в серьезном офисном комплексе с безликим евроремонтом, рекламные фирмы начинают приспосабливать его под свой темперамент: расставляют "странные" предметы, развешивают постеры и собственные работы. Отдельно несколько слов о помещении, где обычно ведутся переговоры. Комната должна быть обставлена сугубо функционально: удобные кресла и столы, если надо — демонстрационный экран и воспроизводящая аппаратура, возможно, букет цветов, но не на высоких ножках и вазах. Само собой, обязательны хорошее освещение и вентиляции. Но ничего лишнего! Всяческие аквариумы, статуи, картины и т. п. уместны в личном кабинете или в комнате отдыха, а в помещении для переговоров они свидетельствуют о том, что хозяин либо лишен вкуса, либо, что вероятнее, надеется с помощью этих вещей (их называют манипулятивными) манипулировать вами, отвлечь внимание от чего-то важного.

Приведем рекомендации специалистов по поводу оформления офиса:

1. Не следует покупать сверхдорогие кабинеты руководителей и в то же время самые дешевые столы и стулья для сотрудников, ведь в процессе деловых отношений деловые партнеры будут работать не только и не столько с генеральным директором, сколько с конкретными исполнителями.

2. Помещения, где работают с бумагами или компьютерами, принято обставлять мебелью холодных тонов — она, как считается, меньше отвлекает от работы.

3. Для офисов, где принимают клиентов, выбирают обстановку светлого дерева теплых оттенков — такой интерьер создает располагающую к общению атмосферу.

4. Работникам сферы услуг (например, турфирмам) можно покупать ультрамодную мебель вызывающих цветов (синего, лилового). Они хотят произвести самое сильное впечатление на посетителей и используют яркий интерьер в качестве приманки для них.

Для продуктивной работы нам нужно не полное отсутствие помех и раздражителей, а умение их фильтровать. Психологи утверждают, что у людей формируется наркотическая зависимость от внешних раздражителей, а полное их отсутствие может привести к тяжелым психическим нарушениям. Люди склонны привыкать к своей рабочей обстановке и даже идеализировать ее, если работа им нравится. И наоборот, на нелюбимой работе даже привычный стул может вгонять сотрудника в отчаяние, лишний раз напоминая о том, что человек находится не на своем месте.

Исследования института технической эстетики позволяют составить представление о том, что больше всего раздражает и мешает работать людям в офисных условиях. Основные помехи: неудобная мебель, теснота, плохая организация хранения документов, нерациональная планировка помещений, недостаточная изоляция от сослуживцев, отсутствие природно-декоративных элементов (по степени убывания). Основными причинами возникновения отвлекающих шумов опрошенные (служащие министерств и других госучреждений) назвали прием посетителей и деловое и неделовое общение сотрудников там, где другие работают, одновременные телефонные разговоры нескольких человек и только в последнюю очередь компьютеры и оргтехнику. Ни одна из перечисленных проблем не должна беспокоить обитателей современного офиса, поскольку это слишком дорого обходится работодателю. Компания не может себе позволить тратить дорогостоящее время квалифицированного работника на борьбу с бытовыми раздражителями. Все бытовые помехи должны быть устранены до того, как сотрудник появляется в офисе.

К устройству "беспроблемной" офисной жизни обычно подходят с двух сторон — архитектурной и организационной. Архитектор отвечает за создание помещения, которое позволит работать максимально эффективно, а руководство должно позаботиться о том, чтобы организация работы в нем позволяла работнику концентрироваться на деле, а не заниматься борьбой с незапланированными посетителями и шумом или поисками обогревателя.

1. В грамотно спланированном офисе люди, занятые разными делами, не смешиваются между собой: те, кто постоянно "сидит" на телефоне, отделены от тех, кому важна концентрация на цифрах или текстах.

2. Переговоры проводятся в специальной комнате и не мешают тем, кто находится в рабочем помещении.

3. Место секретаря — с телефонами и с постоянными посетителями — также выделено в отдельную зону.

4. Мощный копировальный аппарат с его шумом и озоновыми испарениями тоже располагается в стороне от рабочих мест.

5. Помимо планировки проблему помех можно решить с помощью звукоизолирующих перегородок, можно варьировать покрытие для пола: ковровое, например, глушит шаги, но линолеум более гигиеничен. Двери, снабженные "доводчика­ми", не будут хлопать у работников над ухом. Двойное или тройное остекление, а особенно вакуумные стеклопакеты, позволяют свести воздействия внешнего мира к минимуму.

6. Важны не столько условия работы, сколько возможность их менять, управлять ими. Если температуру, вентиляцию и освещение можно легко регулировать, люди гораздо спокойнее относятся к мелким неудобствам офисной жизни. Если окно всегда можно открыть или закрыть, если режим работы кондиционера можно изменить, если свет можно убавить или прибавить, если можно уйти в другую комнату, отключить телефон, люди чувствуют, что ситуация под контролем. Раздражение не накапливается, если человек чувствует себя хозяином положения, а не заложником враждебных внешних обстоятельств.

В последние годы особое внимание в оформлении офиса уделяется растениям (живым или искусственным). Предпочтительнее, чтобы растения в офисе были живыми. Вокруг нас достаточно неживой пластмассы, ценность имеет именно живое. Живые растения создают в офисе благоприятную атмосферу и защищают работников от офисных болезней, так как обладают терапевтическим эффектом. Например, они уменьшают возможность получить аллергию и заболевания дыхательной системы. В сухом воздухе помещения повышается заряд электростатического электричества, собирающегося на экране компьютера. А электростатическое поле притягивает пыль, порождающую у сотрудников болезни. Растения (и не только традиционные кактусы) делают этот вред гораздо меньшим. Любые растения, требующие полива, увеличивают влажность помещения и тем самым снижают электростатическое поле. По словам специалистов, лимонные, мандариновые или лавровые деревья не только украшают помещение: их листья очищают воздух от бактерий. Цветочные композиции не должны противоречить общему интерьеру. Особенно много разных растений там, где бизнес предполагает постоянное обслуживание клиентов, например в дорогих отелях. Вместе с тем следует учитывать, что озеленение живыми растениями — дело хлопотное, так как живые растения не переносят невнимания, за ними необходим постоянный уход. Если раньше в офис цветы подбирались только с эстетической точки зрения, то сейчас учитывается и экономическая выгода. Сейчас цветы подбираются с учетом того, как падает тень, как колеблется температура зимой и есть ли человек, который будет ухаживать за цветами. Если окна помещения выходят на теневую сторону, то лучше подойдут папоротники, кактусы, суккуленты (живые камни). Неприхотливы также и пальмы. Для озеленения офиса рекомендуется также использовать китайскую розу (обладает антимикробными свойствами), бе­гонии, алоэ, герань (устраняет неприятные запахи). В кабинете мужчины-руководителя хорошо выглядят пальмы, лианы, папоротники.

Что повесить на стены. Выбирая репродукции, которые вы хотите повесить на стены офиса, думайте об имидже, который хотите создать. Произведения искусства выбираются в зависимости от типа вашей организации. Яркая палитра Матисса или экспрессивные линии лучше впишутся в обстановку издательской компании, чем финансового учреждения. К офису консервативного стиля больше подойдет, вероятно, какой-нибудь натюрморт или что-то из старых излюбленных мастеров, изображавших более устоявшуюся жизнь, или эпизоды из стародавних времен в духе Рембрандта. Если компания хочет продемонстрировать нейтральность и корректность в сочетании с серьезностью, для оформления подходят спокойные городские пейзажи, старинные гравюры с видами городов, художественная фотография, которая пользуется все большим спросом в последнее время, абстрактная или архитектурная графика, качественные репродукции картин известных художников. Однако репродукции лишь оживляют стену, создают "равнодушное пространство". Живая живопись несет энергию. Офисы динамичных, активных компаний с ярко выраженным корпоративным имиджем оформляют по иному, чем, скажем, представительства инвестиционных банков. В первых вполне уместны яркие и остроумные плакаты с корпоративной символикой. Они могут служить чем-то вроде знамени. Яркая бумажная продукция на стене сообщает посетителю, что компания живет сегодняшним днем — в хорошем смысле, — что люди, работающие здесь, гордятся своей корпорацией и разделяют ее цели. Рекламные агентства, как правило, оформляют свои помещения лучшими образцами собственной продукции, что очень важно при общении с клиентами: они должны видеть, в каком стиле работает фирма.