Прием командированных.

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация,то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

Этикет при устройстве на работу.

Собеседование.

Договориться о встрече можно в письменной форме или по телефону. В первом случае Вы посылаете письмо с просьбой назначить такую встречу, и вам должны прислать ответ с указанием даты и времени проведения собеседования.

Во втором случае, если вы договариваетесь по телефону, время назначается через секретаря или вы оговариваете его с начальником отдела кадров вашего возможного работодателя. Вы можете объединить оба варианта, предложив в письме потенциальному нанимателю, что позвоните ему в офис тогда, когда он сможет назначить вам время встречи.

Если вы пойдете на собеседование, не подготовившись к нему должным образом, ваши шансы на успех значительно снизятся. Во-первых, постарайтесь выяснить как можно больше об организации, в которой хотите получить работу. Во-вторых, продумайте все, что вы должны будете сообщить о себе. Вместо того чтобы просто просить работу, лучше, наверное, вести речь о ваших профессиональных интересах и о том, чем именно служба в данной компании сможет вам помочь на избранном профессиональном поприще.

Убедитесь в том, что твердо запомнили имя человека, с которым вам предстоит беседовать, и правильно его произносите. Если у вас нет в этом абсолютной уверенности, - на всякий случай справьтесь еще раз у секретаря перед началом беседы.

Как сделать собеседование результативным.

• Не опаздывайте и никогда не заставляйте ждать того, кто будет проводить с вами собеседование.

• Не садитесь, пока вам этого не предложат. Получив приглашение, сядьте на указанный стул, а если вам его не укажут, на стул, стоящий напротив того, с кем вам предстоит беседовать. Не сутультесь, держитесь подтянуто.

• Не одевайтесь ярко и вызывающе. И мужчины, и женщины вполне могут прийти на встречу в строгих деловых костюмах. Женщине не следует надевать прозрачную блузку или плотно облегающее платье; судить о ней будут не по тому, сколь она обаятельна или эффектна.

• Будьте опрятны. Убедитесь в том, что рубашка ваша заправлена в брюки, ботинки начищены до блеска. Следите за тем, чтобы в складках, на швах, обшлагах и манжетах ваша одежда не была потертой или изношенной. Волосы должны быть причесаны так, чтобы не спадали на лицо. Женщинам не следует злоупотреблять ювелирными украшениями или косметикой.

• Не курите.

• Идите на собеседование в одиночестве. Не нужно туда приходить в составе группы претендентов даже в том случае, если есть несколько вакансий. Вместо того чтобы затеряться среди других претендентов, войдите в кабинет отдельно и встаньте в стороне от других.

• Не забудьте взять с собой те документы, которые могут вам понадобиться. В их числе может быть копия вашей характеристики или образцы сделанных вами работ. Позаботьтесь о том, чтобы в случае необходимости быстро вынуть нужные бумаги, если они вам потребуются, а не перерывать в поисках документов все содержимое портфеля или сумки.

• Говорите с чувством собственного достоинства. Отвечайте на заданные вопросы полностью, дополняя отдельными деталями факты, изложенные в характеристике. Дайте возможность вашему собеседнику подойти к интересующим его темам обсуждения; не тратьте попусту время на изложение информации, которая никого не интересует. Не стесняйтесь задавать вопросы о предстоящей работе, помня о том, что вопрос типа: «Какие у меня будут перспективы роста?» произведет на возможного работодателя гораздо большее впечатление, чем: «Сколько дней будет продолжаться мой отпуск?»

• Не вступайте в обсуждение семейных проблем и не упоминайте в разговоре имени вашей жены или мужа.

• Не бросайтесь именами высокопоставленных персон, даже если вы с ними знакомы.

• Не просите извинения за то, что не умеете чего-то делать. Просто признайте это как данность, добавив, что быстро научитесь тому, что от вас требуется, поскольку очень любите учиться.

• Не флиртуйте.

• Не пропустите момент, когда вам дадут понять, что аудиенция окончена. Некоторые поднимаются со стула, когда хотят это показать, другие употребляют фразы типа: «Наша беседа доставила мне удовольствие» или: «Спасибо, что зашли к нам». Сделайте для себя соответствующие выводы и без промедления встаньте, чтобы уйти.

• Будьте вежливы. Во время собеседования придерживайтесь правил хорошего тона. Перед уходом можете обменяться рукопожатием. Поблагодарите того, кто с вами разговаривал, за уделенное вам время и проявленный интерес. Улыбайтесь. Выйдя из кабинета, не забудьте поблагодарить секретаря того, кто проводил с вами беседу.

Ведите себя спокойно и непринуждённо. Не забывайте время от времени улыбаться работодателю. Старайтесь держать постоянный зрительный контакт с интервьюером. Не жуйте жевательную резинку - это недопустимо и грубо нарушает деловой этикет. Старайтесь избегать сленговых и простонародных выражений и слов, избегайте каверзных вопросов о религии, политике, различных жизненных проблемах. Ни в коем случае нельзя плохо отзываться о своём предыдущем месте работы.

После собеседования напишите тому, кто с вами разговаривал, письмо с выражением благодарности. Это не только будет соответствовать правилам хорошего тона, но и поможет вашему собеседнику лучше вас запомнить и предложить вам работу тогда, когда такая возможность появится.

Коль скоро в течение двух-трех недель после собеседования вы не получили ответ, можете послать письмо или позвонить по телефону тому, с кем вы говорили, и сообщить ему, что интерес к работе на той фирме у вас еще не пропал. Если вам ничего на это не ответят, не беспокойте больше людей. Назойливость не вызывает ничего, кроме раздражения.

Человек, проводящий собеседование, как правило, не должен задавать вам вопросы ни о вашем семейном статусе, ни о том, кто будет сидеть с вашими детьми в то время, когда вы будете заняты на работе. Тем не менее вы поступили бы предусмотрительно, продумав заранее ответы на такого рода вопросы и были бы готовы на них ответить в том случае, если об этом зайдет речь.

Очень важным фактором при найме на работу является возраст, несмотря на то, что возрастная дискриминация запрещена законодательством. Преодолеть это предубеждение вам поможет презентабельный внешний вид, жизнерадостность и большой опыт.

Женщине, которая несколько лет не работала, на собеседовании следует делать особый упор на той деятельности, которую она вела до этого периода, чтобы доказать способность к работе и умение энергично вести дела. Мужчине было бы целесообразно сконцентрировать внимание на способности принимать ответственные решения и богатом опыте, приобретенном в предшествующие годы.

Если вы уже далеко не молоды и опасаетесь, что это послужит основным препятствием для получения должности, вам не обязательно упоминать в характеристике годы учебы в школе и вузе. Кроме того, никто не обязан указывать такие личные данные, как возраст и семейное положение.

Внешний вид. Одежда, в которой вы придете на собеседование, как и весь ваш внешний вид, сразу же произведут определенное впечатление на потенциального работодателя. Поэтому стоит, видимо, потратиться на хороший костюм, специально предназначенный для важных встреч.

Кроме того, следует обратить внимание на ряд деталей.

• Обувь должна быть начищена до блеска, каблуки — разумной высоты.

• Прическа должна быть опрятной.

• Ювелирные украшения следует свести к минимуму, необходимо, чтобы они гармонировали с туалетом и не бросались в глаза.

• Ногти должны быть безупречно чистыми и ухоженными.

• Женщине следует надеть чулки без дырок, а мужчине — носки, которые были бы достаточно длинными, чтобы закрывать ноги в том случае, когда, садясь, мужчина подтягивает брюки.

• Следите, чтобы все детали вашего туалета были функциональны и опрятны. Вам не нужно приходить на собеседование с огромным портфелем или сумкой, набитой успокоительными таблетками, старыми тряпками и детскими игрушками.

• Зимняя верхняя одежда тоже должна хорошо выглядеть и быть опрятной. Независимо от того, примет ли у вас пальто секретарь или вы, перекинув его через руку, пройдете на собеседование в кабинет, порванная подкладка, грязный воротник или пятна на ткани ни на кого не смогут произвести благоприятного впечатления.

Памятка запретов: как не стоит себя вести на собеседовании:

1. Нельзя своих бывших коллег и начальство обвинять в некомпетентности. Рассказ о конфликтах на месте прежней работы вызовет подозрение в вашем неумении и нежелании уживаться в коллективе.

2. Не старайтесь поразить интервьюера своими профессиональными знаниями. Даже если вы понимаете, что в чём-то разбираетесь лучше него, – не подчёркивайте и не афишируйте это.

3. Многословные разговоры на отвлечённые темы также можно занести в список табу.

4. Не стоит рассказывать о своих жизненных проблемах для того, чтобы вызвать жалость у интервьюера. Это не поможет по двум причинам: его ваши проблемы не интересуют и  никому не нужен сотрудник-зануда. Если вы произведёте впечатление неудачника – это существенно снизит ваши шансы получение вакантного места.

5. Если интервьюер вдруг проявит своё раздражение или грубо вам ответит (такое тоже может быть) – не нужно реагировать так же. Вполне вероятно, что это особая стратегия проведения интервью и просто собеседник хочет проверить вашу выдержку, то есть посмотреть на ваше поведение в конфликтной ситуации и способность сглаживать острые углы.

6. Не нужно с порога задавать вопросы об уровне оплаты труда в организации – это может создать впечатление у работодателя, что вас интересует только материальная сторона вопроса, а никак не рабочий процесс. Естественно, интервьюер понимает, что уровень заработной платы не может не интересовать соискателя, поэтому в процессе разговора вам и так озвучат эти цифры. Если всё-таки это не произошло – поднимите вопрос о денежном вознаграждении в конце разговора, в наиболее уместный момент.

7. Если собеседование прошло не так удачно, как хотелось, и вас не взяли на вакантную должность – не отчаивайтесь. Может быть, вы сделали что-то не так, а может, работодатель подумал, что уровень вашей квалификации слишком высок.