7.2. Форма делового письма

Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте. Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля). Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата. Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см). В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков. Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов. Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style). Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все со-ставные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка. Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются. Дата - Dateline                                       ____________                                           ___________ Адрес - Adress                 ___________                                           ___________   Обращение - Salutation    _______________   Текст - Body                    _______________________                                          _______________________                                          ____________                                          _______________________                                          _______________________                                          ____________   Заключение                                          ____________ Complimentary Close   Подпись - Signature                              __________                                                               __________   Инициалы исполнителя __________ Замечания о вложении  __________ Identification Initials, Enclosure Note   Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки. Дата - Dateline                      ___________ Адрес - Adress                     _____________                                               _____________                                               _____________   Обращение - Salutation        _______________

Текст - Body                        _______________________                                              _______________________                                              _______________________                                              ____________                                              _______________________                                              _______________________                                              ____________

Заключение Complimentary Close            ____________

Подпись - Signature             __________                                              __________

Инициалы машинистки    __________ Замечания о вложении     __________   Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинаеися с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная. Дата - Dateline                            ____________ Адрес - Adress                 ___________                                          ___________   Обращение - Salutation   ___________

Текст - Body                              ___________________                                          _______________________                                          _______________________                                                    ____________________                                          _________________   Заключение Complimentary Close                                  ____________

Подпись - Signature                                  __________                                                                   __________   Инициалы исполнителя  __________ Замечания о вложении    __________   Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.

Дата - Dateline                 ____________ Адрес - Adress                 ___________                                          ___________   Вопрос - Subject line       ___________

Текст - Body                    ___________________                                          _______________________                                          _______________________                                          ____________________                                          _________________   Заключение Complimentary Close        ____________

Подпись - Signature        __________                                         __________   Инициалы исполнителя  __________ Замечания о вложении    __________