1.4. Характеристики ділового спілкування

Специфіка ділового спілкування обумовлена тим, що воно виникає на основі і з приводу певного виду діяльності, яка пов’язана з виробництвом якого-небудь продукту або ділового ефекту. При цьому сторони ділового спілкування виступають у формальних (офіційних) статусах, які визначають необхідні норми і стандарти (у тому числі і етичні) поведінки людей. Відмінною рисою ділового спілкування є те, що воно не має самодостатнього значення, не є самоціллю, а слугує засобом для досягнення яких-небудь інших цілей. У діловому спілкуванні предметом спілкування є діло.

Характеристиками ділового спілкування є:

- співрозмовники є особистостями значущими один для одного;

- вони взаємодіють з приводу конкретної справи;

- основним завданням ділового спілкування є продуктивна співпраця.

Специфічною ознакою ділового спілкування є його регламентованість, тобто підпорядкування встановленим обмеженням, які визначаються національними і культурними традиціями, професійними етичними принципами.

Виділяють ключові характеристики організаційної структури, які визначають специфіку ділової взаємодії.

1. Достатньо жорстка регламентація цілей і мотивів спілкування, способів здійснення контактів між співробітниками. За кожним працівником в організації нормативно закріплюється стандарт поведінки у вигляді стійких структур формальних прав і обов’язків, яким необхідно наслідувати. Очікується, що обмін відомостями між співробітниками носить не особистий характер, але підкорюється перш за все спільному рішенню службового завдання. У результаті ділове спілкування у значній мірі формалізоване, відсторонене, «холодне».

2. Ієрархічність будування організації, у відповідності з якою між підрозділами і співробітниками закріплюються відносини підпорядкування, залежність; це впливає на характер міжособистісної взаємодії. Одним із наслідків цієї особливості організаційної структури стає проблема ефективності зворотного зв’язку, передання точної і по можливості повної інформації по ланкам ієрархічної піраміди.

Ефективність поширення ділової інформації «по горизонталі» (тобто між відділами, підрозділами або співпрацівниками одного рівня), як правило, дуже велика. Люди, які працюють на одному й тому рівні, розуміють один одного «з півслова», їм нема потреби детально і докладно пояснювати сутність завдання. Ефективність вертикальної комунікації (тобто уверх і вниз по ієрархічним рівням) значно нижча.

3. Мотивація праці як необхідна умова ефективної діяльності організації. Поряд з такими способами мотивації праці персоналу, як різноманітні види морального чи матеріального заохочення, підвищення кваліфікації за рахунок організації, ін., великий мотиваційний вплив може справляти бесіда керівника з підлеглими, тобто безпосередня взаємодія у діловому оточенні. Критичні оцінки, форма постановки задач, відповіді керівника на питання або допомагають співробітникам орієнтуватись у своїй діяльності, спонукають їх працювати успішніше і прибутковіше, або перешкоджають цьому.