Этикет руководителя при проведении совещаний и планерок

Этикет чрезвычайно важен и при проведении совещаний, планерок и вызове подчиненных.

1. Без крайней необходимости не надо вызывать людей на заседание. Но если оно назначено, то к этому времени сам начальник должен быть на месте. Этикет требует быть предельно внимательным к обсуждаемым вопросам, вежливо выслушивать выступающих. В своих выступлениях необходимо быть кратким.

2. Культура руководителя особенно проявляется в конфликтных ситуациях. Здесь чрезвычайно важна выдержка. Брань, оскорбления и даже повышение голоса недопустимы, какой бы ни была вина подчиненного. От этого во многом зависит авторитет руководителя.

3. Кроме того, начальник должен заботиться о поддержании не только своего собственного авторитета, но и авторитета своих подчиненных. Так, например, руководитель не сделает замечание подчиненному публично. Не станет жаловаться на него в его отсутствие.

Довольно часто участники «совещаний» и «планерок» не видят различия между этими понятиями и свойственными этим процессам технологиями и стандартами. В этом случае трудно говорить о высоком уровне эффективности подобной организационной системы. Существуют технологии совещания и планерок, которые позволяют проводить их эффективно, предсказуемо укладываясь в запланированный промежуток времени.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

Совещание – заседание, посвященное обсуждению новых (стратегических) задачи, вопросов, действий, мер.

Совещание можно проводить только в том случае, когда в коллективе уже выработана общая культура рационального использования человеческого потенциала и времени на более простых управленческих мероприятиях – планерке и оперативке. Тогда можно достичь оптимального баланса между структурированностью алгоритма по постановке задач и личной инициативой участников совещания. В идеале на планерку, оперативку и совещание необходимо приглашать разных сотрудников. Селекция должна проводиться не только по официальному статусу, но и по активности и деловым качествам. Чаще всего это делается так: сначала проводиться планерка, на нее собираются все участвующие в обсуждаемом процессе стороны.

Планерка – это оперативное совещание, проводимое в подразделениях государственной и муниципальной службы на предприятиях и в организациях, посвященное ходу выполнения плана.

Планерка – это напоминание о том, что необходимо выполнить подразделению. Оперативка – встреча для разрешения проблемной ситуации. А совещание проводиться для определения новых задач, которые требуется решить. Отсюда вытекают разные требования к активности участников. Планерка – это лишь проверка взаимопонимания. Совещание, напротив, нуждается в высокой активности участников, и руководитель выступает уже скорее как модератор.

Обычно планерка длиться 5-10 минут, совещание – до 1,5 часов. Допустимо проводить все мероприятия одно за другим. Лучшее время для планерок – утро. Совещания же лучше разбивать на две части. Вечером – планометрическая часть, где озвучиваются основные задачи, а полноценное совещание назначается уже на утро следующего дня, чтобы у каждого участника было время подумать.