Правила пользования электронной почтой

Многие правила служебного этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены применением новых видов техники.

Пользователь почты определяет конфиденциальность переписки в соответствии со служебные инструкциями закрытости или открытости служебной информации. Существует ряд правил:

• если к вашему компьютеру (электронному почтовому ящику) имеют доступ несколько лиц, то необходимо установить систему паролей и идентификации пользователя, при этом никогда сами не передавайте другим свой пароль, идентификатор и т. п. ;

• почтовый (системный) администратор имеет, как правило, полный доступ к вашей почте. Учитывайте этот факт при переписке. Администратор же не должен использовать свою привилегию в личных целях;

• никогда не помещайте в сообщение текст о чем-либо, что, должны знать только участники конфиденциальной переписки. Нарушив это правило, вы можете оказать плохую услугу и себе, и коллегам по переписке, а также нарушить служебную тайну.

• не используйте почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (такое применение почты уголовно наказуемо);

• не используйте какие-либо «бесплатные» сети (в государственных и муниципальных учреждениях и т.п.) для своей частной переписки;

• настройте вашу почтовую программу так, чтобы в конце сообщения она проставляла вашу электронную подпись (фамилию и имя). Ваш почтовый адрес не несет достаточной для таких данных информации;

• несколько раз перечитайте сообщение, прежде чем его отправить: вы не сможете в нем что-либо исправить, когда оно уже будет отправлено адресату (перехватить и остановить его рядовому пользователю не по силам);

• не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте принято, что слова, написанные таким образом, соответствуют крику в повседневном общении. Чтобы выделить слово, поставьте перед ним и сразу за ним звездочки (система знаков, определяющие эмоции представлены в приложении);

• следите, чтобы в строке текста, набранной вами, не было управляющих символов, а общее количество символов было 60-65 (максимум 70). Это позволит избежать некрасивого переноса слов при прочтении вашего сообщения адресатом, у которого может быть установлено отличные от вашего программное обеспечение или тип компьютера;

• в своих сообщениях не указывайте адреса электронной почты других – это неэтично (как и указание чужого телефонного адреса) и, кроме того, может быть использовано другими в личных целях;

• в случае включения в письмо цитат, правильно оформляйте их, выделяя и указывая автора;

• не создавайте больших опусов – в электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность;

• для того чтобы придать тексту большую эмоциональность, используйте набор символов, с помощью которого можно нарисовать рожицу с определенным выражением. Такой набор называется «смайлик» (от английского smile – «улыбка»). Примеры смайликов (чтобы их рассмотреть, поверните лист вправо или голову влево):

:-) — улыбающийся смайлик (добрая улыбка);

:-( — грустный (печальный) смайлик;

:-D — хохочущий смайлик;

и т. п. (см. Выражение эмоций в Интернете – Приложение 7)

В неофициальных письмах можно для сокращения текста использовать общепринятые англоязычные акронимы-аббревиатуры, например:

SUL («See you later») «До встречи!», «Увидимся позже»;

F2F («Face to face») «Лицом к лицу»;

TNX(«Thanks») «Спасибо»;

и т. д.

Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет правильно расшифровать.