Совещания

Деловые совещания (заседания, собрания) проводятся с целью помочь в подготовке и реализации соответствующих управленческих решений. Проводятся по необходимости, а не "для галочки".

С точки зрения этико-организационных позиций бывают следующих типов:

1. диктаторское– сообщение руководителем своего решения, ознакомление подчиненных с решением "сверху";

2. автократическое– руководитель поочередно задает вопросы и выслушивает ответы, затем принимает решение;

3. сегрегативное ("отделение") начинается докладом руководителя или другого лица, в прениях принимают участие только те, кого назначили;

4. дискуссионное– свободный обмен мнениями, решение принимается общим голосованием.

По тематике собрания бывают: административные, кадровые, технические, финансовые, технологические; по основной задаче: проблемные, инструктивные, оперативные (диспетчерские).

Подготовка к проведению совещания:

1. Заранее обсудить время и дату. Ознакомить с тематикой и материалами, относящимися к проблеме.

2. Подобрать соответствующую аудиторию. Перерывы через 50 минут работы по 10 минут. Через 1,5 часа – 15 минут.

3. Установить регламент. Вынести на начало обсуждения вопросы полегче (разминка).

4. Критика – необходимый момент делового общения. Публичный разнос по мелочам вызывает озлобленность, возникает "моральная угроза". Остальные также будут бояться.

5. Необходимо четко формулировать цель, нельзя безапелляционно настаивать на своей мысли, не оставляя места для обсуждения; знать четко свои обязанности и уровни ответственности.

Обсуждение – центральный стержень совещания. В процессе обсуждения необходимо:

• указывать на пути преодоления трудностей, а не на конкретные факты;

• формулировать требования, аргументы так, чтобы побудить участников к обсуждению проблемы и поиску решений;

• блокировать фразы "это невозможно сделать в наших условиях", "такого еще не было в практике" и т.п.;

• постоянно напоминать о цели совещания;

• периодически обобщать достигнутое;

• согласовывать принятые решения, исключать разногласия, чтобы не было противоречий;

• замечать и реагировать на голословные утверждения, избегать нечетких формулировок, обосновывать выражения.

Совещание должно завершиться подведением итогов, составлением и корректировкой протокола.