2. Деловая беседа, ее цели и задачи

Деловая беседа – это форма непосредственного вербального общения, в ходе которого обсуждаются производственные проблемы и вырабатываются конструктивные подходы к их решению.

Основная цель беседы – обмен информацией. Но она может быть направлена и на решение других задач, а именно:

- Найм или увольнение персонала;

- Поручения производственного характера;

- Анализ и регулирование конфликтных ситуаций;

- Обсуждение дисциплинарных моментов;

- Подготовку персонала к внедрению инноваций;

- Улучшение психологического климата в организации (неформальные беседы).

Функции деловой беседы:

- Взаимное общение работников из одной деловой среды;

- Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

- Контроль и координация уже начатых деловых мероприятий;

- Подержание деловых контактов;

- Стимулирование деловой активности.

Этап подготовки

1. Начало. На этом этапе ставятся следующие цели:

- установление контакта с собеседником,

- создание благоприятной атмосферы для беседы,

- привлечение внимания к теме разговора,

- пробуждение интереса собеседника.

При этом необходимы улыбка, приветливые слова (при этом следует избегать извинений, признаков неуверенности, признаков неуважения, не вынуждать партнера первыми фразами занимать оборонительное положение).

На этом же этапе указываются цели беседы, название темы и объявля-ется последовательность рассматриваемых вопросов. Иногда полезен фактор внезапности.

Наиболее эффективные приемы начала беседы:

- Прием снятия напряженности (комплимент, шутка).

- Прием «зацепки» (использовать событие, сравнение, личное впечатление, связав с содержанием беседы).

- Прием стимулирования игры воображения (постановка множества вопросов по ряду проблем, которые могут в беседе рассматриваться).

- Прием прямого подхода (непосредственный переход к делу).

Типичные приемы неудачного начала беседы:

- Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: «Извините, если я помешал…»; «Я бы хотел еще раз услышать…»; «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».

- Не стоит проявлять неуважение и пренебрежение к собеседнику, о которых говорят следующие фразы: «Давайте с вами быстренько рассмотрим…»; «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»; «А у меня на этот счет другое мнение…»¹

- Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.

2. Этап информирования – передачи сведений, с которыми вы хотите познакомить участников встречи.

3. Аргументирование, в ходе которого формируются мнения сторон относительно обсуждаемой проблемы, подбираются аргументы в обоснование своей точки зрения и, если возникло несогласие, то происходит поиск доводов, опровергающих позицию собеседника.

В качестве аргументов могут использоваться реальные факты, цифры, документы и др., а также вербальные утверждения, логически обоснованные и подтверждающие или опровергающие обсуждаемые мнения.

Принятие решения и завершение беседы.

На этом этапе обеспечивается решение следующих задач:

- Достижение основной цели беседы.

- Подведение итогов беседы, четкое формулирование основных выводов, к которым пришли деловые партнеры в процессе обсуждении проблемы.

- Обеспечение благоприятной атмосферы в ходе завершения беседы.

- Стимулирование участников беседы к выполнению намеченных действий.

- Психологическое авансирование возможных будущих деловых отношений.