9.2. Стили совещания.

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворенности участников. Понимание стиля совещания может помочь:

• Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

• Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность.

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:

1. Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии

по всем спорным вопросам.

2. Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

3. Консенсус маловероятен.

4. Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует вам

поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями:

1. Лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия;

2. От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены. Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения;

3. Принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.

Причины низкой эффективности совещаний:

• Неясные или ложные цели. Результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала. Каждый должен знать, зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.

• Неподготовленность. Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания, прочтение документов по темам, представляющим интерес, запись комментариев или возникших вопросов. Заблаговременное уведомление о дате и месте проведения совещания всех участников, выдача повестки дня и необходимых

документов.

• Избыточное число участников. Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Более эффективным будет запрос письменного отчета.

• Отсутствие повестки дня. Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.

• Отсутствие протокола. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел, определением ответственных, процедуры, сроков.