II. 2. Деловое письмо

В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.

Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:

Современную оргтехнику. Писать от руки можно только корреспонденции личного характера.

Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.

При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке.

Оставляйте копии отправленных писем.

Структура письма.

Письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма – день, месяц и год полностью.

Ещё ниже – с левой стороны – обращение.

Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.

Лучше писать от руки - благодарственные письма, поздравления.

Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже P.S. ставят свою подпись или инициалы.

Любое письмо, присланное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.

Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле.