8 1. Подготовительные действия: что вы о них знаете?

Все что угодно может быть предметом переговоров.

X. Маккей

Правила, о которых идет речь ниже, являются уни­версальными. Действенны они не только в случае пере­говоров делегаций, но и делового разговора с партнером (в том числе зарубежным).

Вопросы

1. Договариваясь о встрече, вы назовете время встре­чи или предложите партнеру назвать удобное для него

время ?

2. В процессе обсуждения вы упорно отстаиваете свой вариант решения или согласны пойти на небольшие уступки ?

3. Каким принципом регулируется количество участников переговоров с каждой стороны ?

4. Как влияет количество членов делегаций на длительность переговоров?

5. Подлежит ли предварительному обсуждению язык, на котором будут проходить переговоры, или по этикету это язык гостей?

Ответы и комментарии

1. Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложе-нием о них. Поэтому время встречи следует предложить назвать партнерам.

2. Некоторые деловые люди считают, что идти на уступки с самого начала — значит, показать свою сла­бость. Однако в цивилизованном мире идти на неболь­шие уступки считается признаком хорошего тона, гиб­кости, уважительного отношения к партнеру.

3. Численность регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегаций, ее согласо­вывают предварительно. Отклонения возможны лишь в случае необходимости в чем-либо убедить партнеров. При этом нужно иметь в виду, что более многочислен­ная делегация имеет психологическое преимущество. Поэтому следует избегать большой разницы в количе­стве членов делегаций.

4. Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому, если стоит вопрос о скорей­шем заключении соглашения, надо свести к миниму­му количество договаривающихся. Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в договоренности могут быть упущены. Так что приходится взвешивать и выби­рать. Нужно учесть еще и то, что более многочислен­ные делегации нередко не приходят ни к какому со­глашению.

5. Язык переговоров настолько важен, что подлежит обязательному предварительному обсуждению. Здесь уступки неуместны: находят вариант, приемлемый для обеих сторон.

После решения этого вопроса стороны определяют количество переводчиков.

Вопросы

6. Какую информацию следует получить, до того как отправить конкретному руководителю в структуре круп­ного западного предприятия просьбу о встрече?

7. Приглашение к встрече, переговорам следует выслать заблаговременно, обеспечив возможность достаточно под­готовки обеих сторон, или как можно раньше ?

8. Планируя программу переговоров, какую последова­тельность вы предложите: а) встреча — размещение — отдых — переговоры; б) встреча — размещение — перего­воры — отдых?

9. Кого называют «key-persons» и как их наличие влия­ет на тактику ведения переговоров?

10. Планируя переговоры, из какой дневной продолжи­тельности их вы будете исходить?

Ответы и комментарии

6. На Западе очень строго соблюдают распределение обязанностей и полномочий. Поэтому прежде всего необходимо получить достоверные сведения о преде­лах компетенции конкретного руководителя и только потом к нему обращаться.

7. Принято, что чем выше положение приглашаемо­го лица, тем раньше ему присылают приглашение. Та­кое приглашение является скрытым комплиментом, подчеркивающим значимость приглашаемого.

В этом есть кроме этического и прагматическое об­стоятельство. Чем раньше получено приглашение, тем больше вероятность того, что указанное в нем время будет удобным для приглашаемого лица. А получив его принципиальное согласие, можно полагать, что толь­ко чрезвычайные обстоятельства заставят уважающих себя людей отказаться от данного обещания

8. По международному этикету положено после прибытия и размещения дать возможность гостям от­дохнуть с дороги, привести себя в порядок и т д. Так что планировать отдых после их размещения обяза­тельно.

Однако прибывшие имеют право отказаться от от­дыха и предложить сразу приступить к переговорам. Хозяева должны идти навстречу такой просьбе.

9. Английское «key-persons» («ключевые персоны»)— люди, мнение которых по определенному кругу во­просов является определяющим. Нередко такие люди, асы в своем деле, не занимают высоких должностей и по своему статусу не входят в состав делегаций. Но именно они формируют мнение, которое отстаивают чле­ны делегации.

Инициаторам переговоров крайне важно найти «клю­чевые персоны», ознакомиться с их мнением и поста­раться убедить их в привлекательности своих предло­жений.

10. В международной практике принято, чтобы дли­тельность переговоров составляла не более двух часов в день. Однако по обоюдному согласию она может быть увеличена.

Вопросы

11. Организуя место переговоров, что вы предпочтете: кресла или стулья?

12. Вы подготовили минеральную воду для участников переговоров. Куда ее лучше поставить?

13. Вы не хотите, чтобы во время переговоров курили. Что вы предпримете?

14. Вы не возражаете, чтобы во время переговоров ку­рили. Ваши действия?

15. Что нужно сделать для организации стенографи­рования или магнитофонной записи переговоров?

16. Делегацию, гостей следует посадить лицом или спи­ной к двери?

17. Как рассаживаются участники при трех и более сторонах переговоров?

Ответы

11. Продуктивной работе более способствуют жест­кие стулья, нежели мягкие кресла. Последние расслаб­ляют присутствующих.

12. Поставить минеральную воду можно на стол, где происходят переговоры. Но лучше — на отдельный, ря­дом стоящий столик. Ведь возможны брызги, а работать на мокром столе с бумагами крайне неудобно. Фужеры (стаканы) должны стоять перевернутыми (донышками вверх) в знак того, что ими пока никто не пользовался.

13. 14. Воспитанный человек не закурит в комнате, если в ней отсутствует пепельница. Как раз наличие пепельницы и является разрешением к курению. Если хозяева против курения во время переговоров, пепель­ницы убирают.

Но не все у нас, к сожалению, знают эти правила и могут стряхивать пепел, скажем, в бумажный куле­чек. Проявите «упреждающую» заботу: встретив гос­тей, объясните им, где находится курительная ком­ната.

15. Запись переговоров можно вести только по пред­варительному согласию сторон. Поэтому первое, что надо сделать, — обсудить этот вопрос с партнерами, и уже потом — все необходимые приготовления.

16. Гости должны сидеть лицом к двери — так они бу­дут чувствовать себя более комфортно психологически.

17. Если в переговорах участвуют три и более делега­ций, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке по периметру круглого или квадрат­ного стола.

Отметим, что выше показаны только те моменты во «внешней» подготовке переговоров, где чаще всего со­вершают промахи наши деловые люди. Что касается «внутренней» подготовки, то есть досконального зна­ния вопроса, исчерпывающей информации о партне­рах, подготовленных вариантов решений, то это пред­полагается само собой разумеющимся.